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我们离智慧档案馆有多远

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我们离智慧档案馆有多远

发布日期:2019-11-20 作者: 点击:

  智慧档案馆是对档案内容的智慧管理,是把档案内容变成人的智慧,变成人工智能的一部分;建设智慧档案馆,需要加强顶层设计,全国全省统筹谋划;需要统一业务标准,指定统一软件硬件;需要加强人才建设,创新人才培养机制。

  李兴利(河南省焦作市档案馆):

  全国政协委员、国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权,在2019档案从业者安全保护专题研讨会作主旨演讲《我所理解的智慧档案馆》。杨委员提出,智慧档案馆,更重要的应该是对档案内容的智慧管理,是把档案内容变成人的智慧,变成人工智能的一部分;建设智慧档案馆,需要做一件更重要,工作量也更大,意义和价值也更大的事情,就是把档案数据化。本文章,请各位同行谈谈你心目中的智慧档案馆,从硬件、软件、资源和人各个角度,我们离智慧档案馆还缺些什么。

  吴雁平(河南省开封市档案馆):

  对于这个议题,想从三个方面谈谈个人看法:第一,关于“你心目中的智慧档案馆”。个人以为,应该是紧随人类前沿科技发展,运用成熟稳定信息技术,尽可能多地保存高信息量数据,为社会提供高效度高信度信息服务的数据中心。第二,关于从硬件、软件、资源和人各个角度,我们离智慧档案馆还缺些什么。个人认为,在上述四个方面我们都存在差距,不同经济发展水平、不同地区、不同层级,不同类型、不同规模、不同专业的档案馆之间差距各有不同。但有一点是在这四个方面之外,而几乎所有档案馆和档案人都缺少的。这就是档案馆及档案人对待档案信息集合体的称谓的转变。简单的说就是档案的前身是文件、是记录、还是数据。这个观点正在与刘东斌先生一同论证,而且论证过程相对复杂,这里就不展开。我们只说结论:文件是农耕社会信息集合体的称谓,记录是工业化社会信息集合体的称谓,数据是信息化社会信息集合体的称谓。如果我们不能将对待和处理信息集合体的称谓由“文件”经“记录”切换到“数据”,既便在上述四个方面做的再好,也难以实现和驾驭“智慧档案馆”。第三,关于杨委员提出的“建设智慧档案馆,需要做一件更重要,工作量也更大,意义和价值也更大的事情,就是把档案数据化。”我个人持赞同观点,但认为这个表述不够全面完整,缺少了数据档案化。个人认为档案数据化与数据档案化同时推进更为全面。档案数据化可以简单的理解成对既有馆藏档案的数据化,也可以理解为既有馆藏档案由文件级向数据级转化。数据档案化则是馆藏增量由文件级向数据级的转化,也可以理解为进馆档案由文件级向数据级转化。档案数据化是过去,数据档案化则是未来。档案数据化可以使我们进入智慧档案馆,但这样的智慧档案馆是没有未来的,数据档案化才是智慧档案馆的未来,才是档案馆的未来。

  余厚洪(浙江丽水学院):

  智慧档案馆,是数字档案馆的“升级版”,添加了诸如大数据、云计算等一些更先进的技术,使其更好地适应新时代的发展需要。相对而言,智慧主要体现在对档案信息的智能处理。若把智慧档案馆当作一个生命体来看待,要使档案信息的捕获、登记、分类、标引、鉴定、保管、存储、跟踪、监视、审计、检索、利用等一系列过程都能得到智能化管理,其关键与核心或许在于电子文件元数据的构建。如果没有电子文件元数据,就没有“智慧”可言,所谓的智慧档案馆就是无基无本的“空壳”。应该清楚的是,从现实情况来看,不少地方的馆库智能化建设存在诸多不足,应注重创建完善的信息数据服务平台,利用互联网链接档案馆中的数据库,从而提高智慧互动的效率和质量。

  丁晓琴(河南省洛阳市档案馆):

  现在不少城市在开始智慧城市建设时把智慧档案馆建设纳入其中,作为一名档案馆工作人员感到有许多工作需要去做。我个人认为,首先需要从以下三个方面努力:其一,需要加强顶层设计,全国全省统筹谋划。国家、省、市、县四级国家综合档案馆,将来应该形成一个统一智慧档案馆网,方便数据共享。应该由国家档案局牵头制定一个统一规划和布局,可以选取浙江、深圳、青岛等数字化档案馆起步早、发展水平高的地方试点,总结其经验教训,制定统一的原则,不能像现在这样各自为政。既然我们智慧档案馆现在准备起步,应该全国一盘棋,统筹规划。如果做不到全国统一,能不能全省统一规划,尤其是县级档案馆,由于客观原因,如果没有全国全省统一筹划,更会无所适从。其二,需要统一业务标准,指定统一软件硬件。在数字化档案馆建设过程中,就有缺乏全国统一标准、各自为政的现象,制约了数字化档案馆建设步伐。在智慧化档案馆建设过程中,需要提前制定全国统一的业务标准,指定全国统一的软件和硬件,将会使智慧档案馆建设事半功倍。其三,需要加强人才建设,创新人才培养机制。习近平总书记指出,国家发展靠人才,民族振兴靠人才,人才是兴国之本、富民之基、发展之源。我们建设智慧档案馆,更需要加强人才建设,除了引进一批既懂档案业务又精通计算机的人才外,还需要立足现有人员,创新人才培养机制,为优秀人才脱颖而出创造条件,鼓励人才在创新实践中成就事业,从而不断提高人才综合素质,尽快适应智慧档案馆建设的需要。

  程媛媛(河南省焦作市档案馆):

  距离“智慧档案馆”,档案馆有“三重门”必须得迈。第一重门,“融通天下”的数据门。要把“死档案”变成“活数据”。主要包括两个方面,一个是针对馆藏的存量,也就是杨冬权委员所说的“把档案内容变成人的智慧,变成人工智能的一部分”。解决的途径就是建设基于OCR技术生成的档案数字化成果文本数据资源库。同时,结合应用原生电子档案内容信息,全面实现档案信息资源的数据化管理,为实现档案资源的深度挖掘奠定基础。第二个方面针对的则是增量。就是要通过与各行各业专业档案数据库的高效接收和有序管理,通过云计算融合各部门业务系统、各级政务平台、各个档案馆之间的数据信息,集腋成裘、集沙成塔,最终做到“档案大数据”的实时互通、全面共享、高效利用、融通天下。第二重门,涉档互联的感知门。包括档案馆建筑设备与档案实体的互联、档案管理人员与档案实体的互联、档案实体与档案数据的互联、利用者与档案数据的互联等等。通过建筑设备、档案实体和相关人员的互联感知,把档案工作从“以人为主的目视化管理”转变为“数据为先的感知化管理”。比如,我们可以利用物联网技术,将档案馆的建筑实体、档案库房、密集架、温湿度环境控制系统、消防安保系统、漏水报警系统等等进行立体互联和集中监控,通过设备建筑的感知实现库房的智慧化管理。再比如,我们还可以通过电子标签和感应设备即时读取相关信息,自动识别实体档案的位置信息、借阅状态等等。第三重门,知识集合的挖掘门。建设智慧档案馆的最终目的是档案服务的智慧化,利用者可以快速、高效、便捷地从档案馆海量的数据资源中获取自己需要的知识集合。这不仅需要档案馆能够“智慧”地通过对档案信息资源进行深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高档案检索的查全率和查准率;还需提升对专业数据集合的“智慧”挖掘技术,并能够对检索结果进行“智慧”的知识展示和自动聚类,为利用者提供便捷、高效的档案利用服务。

  梁艳丽(新乡市档案馆):

  我认为智慧档案馆的建设主要面临三个问题。第一,档案馆工作人员尤其是档案馆领导的理念问题。物联网、大数据、云计算等技术发展迅猛,在有些领域的应用也取得了令人瞩目的成就,但在档案馆的应用及成效显现却微乎其微。单纯的技术不结合实际是显示不出其效果的,可以应用于档案领域的技术没有在这方面应用也显示不出其对档案工作的推动作用。不改变理念,就不会主动去思考、探究新技术的发展与档案工作的联系,就不会尝试运用新技术改变档案工作的模式,更不会主动尝试去建设智慧档案馆。第二,档案资源的结构问题。目前大多数公共档案馆的馆藏仍然以机关、团体、企事业单位等移交的档案资料为主,建设覆盖人民群众的档案资源体系任重道远。一方面,文书档案占比不容小觑;另一方面,文书档案的查阅人群主要是本单位工作人员,查阅人次占比不高。随着计算机技术的广泛应用,单位的文书档案移交后,一部分可以在本单位查阅电子版,一部分可以查找作为资料保存的文件汇编,去档案馆查阅的几率会越来越小。不显著改变档案资源的结构,即便建成了智慧档案馆,成本与收益也将极不成比例,社会效益也不会太明显。第三,档案数据化与数据档案化问题。档案扫描为图片,改变的是只是阅读档案的方式,即从翻阅纸质档案变为浏览数字化后的档案。从一定意义上讲,档案数字化解决的主要是对纸质档案的保护问题,使之免于人为翻阅过程中可能带来的种种损害。档案数据化不仅能实现档案的数字化阅读,还能实现自动检索、编辑等,解决的是能快速找到、便于进一步加工的问题。随着时代的发展,数据在信息中的占比飞速增长,不及时把重要的、有保存价值的数据档案化并纳入档案接收、在线移交范围,不仅会让这部分数据与档案馆失之交臂,更会让本应属于信息中枢的档案馆成为信息匮乏、滞后的场所。

  刘丽平(中国平煤神马集团档案馆):

  关于智慧档案馆建设,我认为首先是欠缺智慧档案馆建设的顶层设计,欠缺有关智慧档案馆建设政策的出台。目前智慧城市建设正在进行,建议国家档案局联合相关部门出台智慧城市建设中智慧档案馆建设的相关内容和要求,以政策来督促智慧档案馆建设的落实,进行自上而下的政策性要求,不能仅仅依靠档案部门的呼吁,靠档案部门的单打独斗。毕竟目前档案部门还处于相对弱势,在整个智慧城市、智慧企业建设中还处于“人微言轻”的地位,如果没有政策的支撑,很难申请到资金来进行智慧档案馆的建设。其次是档案馆欠缺人民群众感兴趣的档案资源,相关领导缺乏智慧档案利用服务理念。现有档案资源能提供的利用缺少亲和力,档案资源偏工作、少民生,与大众日常生活需求有偏差,档案利用受到冷落。特别是基层档案馆,从查档人员数量、档案查阅数量以及档案查阅利用对人民群众工作和生活便利的影响度等等方面,都与日常工作和生活的关联度相对较低,大众对智慧档案馆服务的需求度较低,这让领导觉得智慧档案馆的建设投入产出比奇低,即使投入大量资金建成了,对人民群众的日常工作和生活影响也不大,觉得在这方面投资“不值”,不舍得在这些方面进行投资,也影响智慧档案馆的建设。再次是欠缺智慧档案馆建设在本区域、本单位的整体规划设计。智慧档案馆建设没能纳入本区域、本单位信息化建设、智慧建设工作体系,缺少智慧档案馆建设的专项规划和资金支持。以平煤神马集团为例,在集团的信息化工作规划中,没有考虑档案部门,在集团智能矿山建设的工作规划和实施中也没有考虑档案部门,目前集团智慧矿山、智慧企业建设工作正在加急推进中,而档案馆至今还停留在传统档案数字化阶段。

  黄琥(中原油田分公司档案管理中心):

  智慧档案馆的愿景实在太美、太诱人,但美梦成真的基础首先是数字档案馆的建立,完成所有档案信息的数字化。以我工作的中原油田为例,开展档案数字化工作也有将近10年时间,其中核心档案资源采用外委的形式开展数字化扫描,文书等类别档案则采取个人承包制,平均每人每年硬性完成1万页的扫描工作量,我估算了下,完成所有档案数字化建成数字档案馆大约需要十年的时间。其次档案人要主动融入到智慧城市的创建中,多借助外力、合力的作用,成为智慧城市“大脑”的一部分。目前全国智慧城市的试点运行中,无不是打破各类信息孤岛,进行资源整合、服务融合。档案资源与民生工程息息相关,档案管理服务的受众离不开老百姓,如果我们能够通过积极争取,将档案数据体系也纳入到智慧城市的序列中,通过政府的力量倒逼智慧档案馆的建立岂不是事半功倍。再者要勇于探索,敢当第一个吃螃蟹的人。智慧档案馆目前还是一个概念,要达到一个什么样的状态,能为普通民众提供什么便利,会给档案人带来多少利好,都还处在众说纷纭、雾里看花的阶段。这个时候要求国家档案局搞顶层设计、出思路出方法、统一软硬件可能难度较大。毕竟中国地大物博,有哪一片云、哪一棵树是一模一样的?各地馆室发展情况千差万别,搞一刀切、统一规划并非易事。各级各类档案馆要因地制宜、顺势而动,大胆开展理论探索和工作实践,以试点的方式鼓励一部分人先干起来,以星星之火渐成燎原之势,迎来智慧档案馆的美好明天。

  郭东升(山东省临清市档案馆):

  如果科学技术不仅让档案馆的日常事务管理智慧化管理了,档案馆的基础业务比如文件的归档整理、档号的编制、目录的编制等都智慧化完成了,对于档案的检索贡献实在就是非常的大的了。说实在的,我们的档案馆馆藏极其丰富,关键是利用的方便,想利用什么,那个什么就都来了,而且已经按你的需求分好了类,先把你最想看的排在前面,把你想浏览的文件自动生成摘要,你完全可以不看其中缺乏信息意义的文字。再进一步,把你为一目标调来的全部档案资料,按你的逻辑思维,迅速整理生成准文章,你只要在这文章中加上自己生成的新思想,创新点,文章就如画龙点睛一般,龙飞凤舞起来。这不知要节约多么大的编研成本啊!这大概不是梦想。内蒙古自治区通辽市档案局信息科长郭久凤带领的市局档案信息化建设走在了全区乃至全国的前列,自己设计档案网站,自主开发蓝晶档案管理系统。该系统具备归档、扫描、统计、查询、鉴定、数据备份接受、web发布等各项功能,并获国家版权局计算机软件著作权证书。当然这与智慧档案馆软件还有相当之距离。但谁能预料郭久凤们的创新速度呢?

  陈莹莹(河南省信阳市浉河区档案馆):

  看到委员理解的智慧档案馆,让我想到了的淘宝,淘宝的后台有千千万万的人,带来的数据也是有千千万万,这就给了我们档案人一个提示,要让更多的人参与到档案工作中来,提供足够多的信息量、数据量,才能做到多样化、个性化。其一,打牢档案业务基础。在技术层面上,需要对文字进行识别、输入和智能化处理,但更多地是要求档案人做好基础工作,打牢档案业务基础,尽可能多地丰富馆藏室藏,对档案数据进行多种多样的开发。其二,转变档案人的观念。建设智慧档案馆最关键的还是在于人,转变观念,发挥档案人的主动能动性,开拓思路,与时俱进,多吸纳各种有益档案工作的思想和做法,不局限于档案工作本身。其三,做好档案宣传工作。要全方位、多层次地宣传档案基础工作、档案工作现状、智慧档案馆的前景,在大众心目中埋下档案的种子。其四,结合档案工作现状。尤其要结合基层档案工作现状,以务实的态度跟先进找差距,补不足,根据实际情况分批次、分层次,分步骤推进档案工作,馆藏资源单一的积极丰富馆藏,基础设施建设不完善的积极争取,档案业务薄弱的加强建设,数字化转换也要有条不紊地持续推进等等,每一小点的进步都是为未来智慧档案馆发展奠定基础。


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