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智慧档案,距我们还有多远?

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智慧档案,距我们还有多远?

发布日期:2019-10-16 作者: 点击:

  自2008年11月,IBM提出了“智慧的地球” 这一理念之后,迅速引发了智慧城市建设热潮。伴随智慧城市建设的热潮,智慧档案和智慧档案馆的概念先后被提了出来。并成为近几年档案界研究的高热点之一。

  智慧档案需要研究的东西很多,有许多问题需要整明白。这些问题不整明白,智慧档案似乎距我们就非常遥远。其实,归纳起来就四点:什么是?为什么是?如何是?怎样做?

  什么是智慧档案?,目前学界并没有形成共识,还没有一个令所有人信服的定义。现有的定义,大多只是智慧城市与档案或数字档案概念的简单揉合。而定义的不同,不仅会影响研究的方向,还会影响智慧档案的建设。在这方面急需形成基共识,至少是最基本的共识。

  为什么要智慧档案?智慧档案缘起智慧城市,就必然与之有特别的关系。“城市由关系到城市主要功能的不同类型的网络、基础设施和环境六个核心系统组成:组织(人)、业务/政务、交通、通讯、水和能源。这些系统不是零散的,而是以一种协作的方式相互衔接。而城市本身,则是由这些系统所组成的宏观系统。”档案记录则是这个宏观系统运行所必需的数据。“智慧城市”,能够充分运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息——档案记录,从而对于包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能的响应,为人类创造更美好的城市生活。有人说智慧城市的本质在于信息化与城市化的高度融合,那么我们可不可以说,智慧档案的本质是信息化与信息档案化的深度融合呢?。

  如何才是智慧档案?智慧档案与实体档案及数字档案最大的不同,不单单是新技术运用上的差别,同时还有公众参与度的差别。应当考虑遵循:一“档”多用,兼顾保管、利用、备份、灾备;以电子档案记录数据为主,其他介质档案记录数据为辅;统一标准、统一接口、统一平台、统一管理,实现某一区域内档案记录数据资源共享;实施国民待遇,所有档案记录数据主体平等享有存、取、用权力,负有提供对国家与社会有保存价值档案记录数据义务”的原则,整合某一区域内所有主体产生的档案记录数据资源,利用现有技术资源系统,创新服务理念与服务方式,改变既有档案管理模式与管理方法,以智慧城市建设的标准与要求为标准,构建具有先进水平、能够全面服务某一域内及与域内有业务往来的公民、组织和法人的智慧档案。

  怎样做才能实现智慧档案?智慧档案是一个理论上需要研究的问题,但同时也是一个实践问题。由于档案作为社会发展的记录,是信息化社会中的核心信息,在智慧城市建设具有举足轻重的作用。因此,无论上述三个问题有没有结论,有没有共识,实践层面都会随着智慧城市建设的步伐不断向前推进。总结这些实践的过程,并上升至理论,再用于指导更多的实践就成为研究中至关重要的内容。

  将上述四个问题整明白了,我们距智慧档案至少又近了一步。


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关键词:智慧档案馆

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