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智慧档案馆概想

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智慧档案馆概想

发布日期:2019-10-14 作者: 点击:

  智慧地球、智慧城市概念的提出,旨在通过物联网、云计算、互联网等信息技术及其服务模式,将人们头脑中固有的静态物体拟人化,使之成为可以“主动”思考的智能组织、感知对象或曰能动物体,将基础设施、应用工具、业务活动及其执行者,实现自动化、智能化和协同化,使地球、城市能够在网络上从平面走向立体,从被动使用走向主动提供智慧服务。这是人类实现以“智慧”引领国家、城市和行业发展的新思维和新举措,无疑会促进信息技术在社会管理、公共服务、事务处理和信息消费等方面的深层演化和均衡发展,推动形成更适合社会发展的国家治理战略、城市管理模式和信息服务能力。档案事业作为城市发展的重要支撑,既是人类智慧的沉淀又是智慧启迪的引擎,其公共服务性和社会管理性在社会信息化快速发展的今天显得格外重要和引人关注,在这样的背景下研究档案馆变革演进的新形态是社会发展的需要,也是档案管理理论和实践发展的需要,更是国家档案馆网结构优化和变迁的需要。

  权变理论支撑档案馆迈向智慧化

  “变化”是人类社会活动中恒定不变的原则。当组织和人所处的生态环境发生变化时,其能力和结构也必然随之而变,组织结构、领导行为、决策方法、执行计划和实施方法等都是组织内随着内部和外部环境的变化而调整的重要因素,这是权变管理理论诠释的现象。权变管理理论强调,组织内各项管理活动应与组织所处的、具体的生态环境相匹配,组织应针对一定的环境条件寻求最合适的实现组织目标的管理方式,组织的体系结构、业务模式和运作机制应随着生存环境、工作性质、员工素质和愿景目标等因素的变化而调整。系统观是权变管理理论研究的出发点,它将组织视作一个与其环境不断相互作用而进化发展的开放系统,认为组织内的系统是复杂的和动态的,组织结构不是固定不变的,而应根据组织内、外环境的变化而不断调整。20世纪90年代以来,信息技术的快速发展和深入应用,促进了网络信息系统中电子文件的大量形成和滞后管理,使得档案界开始调整思路、转变角色、优化组织和变革政策,以应对档案馆的外部环境变化,这正是权变管理理论支撑下的档案管理的思维模式和行动计划。美国国家档案与文件署(NARA)针对电子政务环境下大量产生电子文件及其归档保管和档案馆内档案数字化处理等现实问题,及时建立了电子文件管理中心;加拿大国家图书馆与档案馆合并成立加拿大图书与档案馆(LAC);英国将中央政府信息管理中的4个机构重组,联合成立英国国家档案馆。实施组织变革和部门调整等措施,就是为应对新技术环境带来的挑战而即时做出的组织调整和战略部署。在我国,为应对电子文件带给各行各业信息管理问题的挑战,适应信息技术环境的变化,以冯惠玲为代表的学者们大胆设想,并向国家和中央部门建议:成立电子文件管理跨部门的协调机制,建议国家档案管理机构大力拓展国家档案体系中电子文件管理的职能,重组机构内电子文件管理牵头部门,优化档案馆网的机构设置等,这些建议都是针对当前我国文件档案管理机构所处的社会环境及其管理对象所处的技术环境而提出的变革对策,其理论依据正是权变管理思想。2009年,我国跨部委的电子文件管理部际联席会议制度形成,电子文件管理部际联席会议办公室设立,全国电子文件管理的理论研究和实践推进工作步入快速发展的新阶段。承担电子文件档案化管理工作的档案机构也在积极探索变革之道,从实体档案馆的安全监控、计算机辅助档案管理信息系统的应用到数字档案馆的实践探索,从个体数字档案馆到区域性数字档案馆运作模式变化的理论研究,从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆、云电子文件服务中心的基础体系架构和实现机理的探索,从数字档案馆到智慧档案馆的构想与设计,这些前瞻性的研究和开拓性的实践,为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的基础,形成了覆盖各行各业的电子文件档案化管理的文化氛围,培育了良好的技术系统环境和专业工作技能,为档案馆富有“智慧”特征营造了基础资源条件和专业业务氛围。有理由相信,档案馆将在智慧城市生态环境下得以快速发展,从当前的重视馆藏档案资源数字化管理的思维转向实现档案馆全面信息化管理的智慧化运作模式,实现档案馆从“数字”走向“智慧”的全面嬗变。

  智慧档案馆的关键特征

  与当前着重解决馆藏档案资源数字化和档案信息利用高效率的数字档案馆相比,智慧档案馆将从设施、环境、馆藏、人员、运作和服务等方面实现全面现代化管理的改造和升级,以适应智慧城市新型的网络信息系统生态环境的变化和信息消费习惯的要求,物联网的感知化、移动互联网的个性化、信息服务的智能化和组织运作的智慧化等特征将逐渐显现。表1从档案馆的馆合环境、档案库房、制度规范、馆藏资源、IT设施、应用系统、信息服务、管理运作和档案人员9个维度对智慧档案馆区别于数字档案馆的典型特征进行对比和分析,以帮助理解智慧档案馆的进化特征。

  智慧档案馆全面信息化管理的变革趋向

  智慧档案馆实现的技术路线是充分发挥物联网、移动互联网、大数据和云计算等各种信息技术的优化组合和联动使用,通过建立全面的档案馆管理系统,通过流程优化、资源整合、协同办公来实现馆内管理运作的现代化、基于系统的管理控制和决策部署,减少传统管理中因人为因素而引发的主观性、滞后性和欠科学性。从档案馆内部的现代化管理和系统建设角度看,支撑智慧档案馆建设发展的技术系统特点将体现档案信息资源库的全面建设、档案馆技术系统的平台化架构和档案馆业务系统的全面化部署等方面 。

  1.档案馆业务系统的实现体现全面化特征

  十多年的档案信息化管理经验是档案馆实现全面信息化的基础,档案馆作为一个完整的机构,其内部的领导决策、管理运作、基础设施和环境建设也将随着档案资源信息化管理的进程而逐渐走向自动化、智能化和感知化。其内部的信息系统建设除了以往数字档案馆重点关注的档案资源信息化管理以外,还应覆盖包括行政办公、领导决策、信息开发、环境监控、库房管理以及业务过程管理等在内的档案馆内部各个方面工作的协同办公系统、环境安全监管系统和运行管理系统,使得档案馆所有工作人员的业务活动尽可能地通过网络实现协同办公和高效工作,使得档案馆领导能够基于档案馆内部信息资产的变化而不断地调整管理思路和实现科学决策,这是档案馆适应智慧城市发展的基本条件。

  2.档案系统支撑平台的建设体现服务性特征

  智慧城市网络生态环境下,档案馆内部技术系统的架构将突破以往烟囱式的孤岛建设模式,实现顶层规划和整体设计,基于架构即服务(Service Oriented Architecture,简称SOA)的技术框架,构建支撑业务系统灵活部署的服务平台,采用研制和汇聚行业领域的通用组件、专用组件和特定环节使用的专业工具来实现馆际之间的技术联动和应用共享。2011年年底,OpenGroup发布了3项与SOA相关的标准,其中一项标准中明确提出基于SOA的IT系统的体系结构构造方法,为全球ICT系统的架构师提供了一个共同的、中立的、通用的用于系统体系框架设计的语言和方法,这一标准的发布和推行将在全球ICT领域的架构师、产品供应商、系统集成商和用户之间建立能够沟通、交流和协作的术语和环境,从而消除系统构建过程中因接口的不兼容而导致额外工作的产生,这将会大大降低IT平台产品和应用软件的研制成本,增强产品间的兼容性和系统间的集成度。这一平台化的系统架构体系将是档案馆未来实现全面信息化应采取的基本思路和技术路线。

  3.档案信息资源库的建设体现精细化特征

  不断丰富馆藏资源是档案馆生存与发展的根本,如何能够通过政策、制度、技术和策略等方法收集到更多的有价值的档案资源,并对之实施科学的管理和有效的利用,是任何时期档案馆均应承担的重要职责。一方面,智慧城市生态环境中档案资源会由于采用云数据中心解决方案而更集中,应该说这非常有利于档案的收集,但如果档案馆没有在云数据中心建设阶段就参与其中并提出档案化管理要求,而只在电子文件形成数年后要求以纸质输出或以电子转换方式来归档,那将是一件非常难以实现的事情。另一方面,档案馆也需要按照档案管理的制度要求提出档案资源库的建设标准和实施规范,并采取措施保障档案资源在档案馆保管的过程中能够安全和有效,这就需要对馆内数据进行顶层设计和整体部署,按照档案长期保存、档案处理、档案利用服务等对档案使用和管理的不同特征进行资源库的优化设计和一致性管理,这是档案馆适应外界环境变化和信息服务要求的基本功能。

  无论从IT基础设施建设还是城市内诸要素的集成运营,智慧城市的发展将从初级向高级、从分散向集中、从局部向整体、从点到面实现变化、优化和进化。作为智慧城市中不可或缺的重要组成单元,档案馆也必将因此而不断地演化和变革。对于现有的实体档案馆而言,从其内部组织结构的调整、人员素质和技能的提升、馆舍场所的安全控制、库房结构的优化、档案资源的收集范围和档案信息服务能力等方面,都将因适应智慧城市形成的新型生态环境而变迁;对于城市档案馆群而言,基于云数据中心和物联网的智慧城市具有跨行业、跨领域、跨机构/组织的顶层规划与全面发展特征,其系统中形成记忆城市发展的电子文件也将具有更大程度的集成特点,跨区域、跨行业的电子文件将在云数据中心大量形成,城市档案馆如果还延续以往分区域、分机构的分层与分散的资源收集、管理和提供服务利用的模式,将与智慧城市的集约化发展背道而驰。毋庸置疑,智慧城市的发展必然会引起城市档案馆馆网结构的优化、调整和重新部署,这些问题是国家档案事业顶层设计和整体研究的范围,需要档案主管部门引起足够的重视,并积极探索适应城市整体发展的策略和方法。


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