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你知道吗?智慧档案馆构建将经历哪三个阶段?

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你知道吗?智慧档案馆构建将经历哪三个阶段?

发布日期:2019-10-14 作者: 点击:

  2012年以来,全国许多城市启动了智慧城市建设。智慧档案馆的概念,也在智慧城市背景下提出来,许多城市的综合档案馆开始了智慧档案馆建设。本文主要基于智慧城市建设背景,并结合智慧档案馆的建设设想,提出阶段划分并分析具体要点。

  概念和构建基本原则

  1. 智慧档案馆的概念理解

  目前,智慧档案馆的定义没有统一,学者们大多认为智慧档案馆是智慧城市建设的组成部分,具体体现为:信息管理系统与建筑优化融合,设备设施的自动监控,对各类服务性资源的整合与综合管理,将各职能系统和资源库有机地结合并提供给用户使用。智慧档案馆的高级阶段,应该能够建立智慧档案馆的门户网站,具备超大的数据容量和信息检索系统、具备强大的数据分析系统和数据分析团队,能够为社会各界提供跨行业、跨区域的,甚至全国性的档案信息服务,每个档案馆和社会组织、个人都可以在数据大平台上利用海量的信息资源。

  2.智慧档案馆的构建基本原则

  (1)以人为本的原则

  智慧档案馆建设应跨出技术主义的藩篱,以人本主义来充实和提高其内涵,将更多的智慧信息应用于决策、管理、服务。智慧档案馆建设应根据“以人为本”的服务理念,基于各类技术条件,首先实现档案管库的智能化管理,发挥人工智能优势,减轻档案管理者的工作强度,提高管理效率。在智慧档案馆建设的中级和高级阶段,要通过专题数据库建设、智能检索系统、数据分析系统和数据分析团队等条件,体现出为用户个性化需求提供信息服务的人文理念。

  (2)协同融合的原则

  智慧档案馆建设的初级阶段主要是档案实体管理、涉及单个档案馆。在具体管理中,需要将档案实体管理、物联网、互联网、技术设备、场馆人员和业务管理等协调起来,实现“档案实体、技术、人员”的协同与融合管理,馆库的智能化管理。智慧档案馆的高级阶段,将突破单个实体馆的边界,不同档案馆、不同部门的档案数据库,不同的数据交换技术平台,不同系统的数据用户终端等,一起参与智慧档案馆的构建。如果没有协同融合的原则,是无法将智慧档案馆建设推进到高级阶段的。

  (3)开放共享的原则

  在智慧城市建设的背景下,智慧档案馆建设的目标就是利用智慧城市中的有利条件,将本区域、本系统、本行业及跨区域、跨行业的相关数据整合起来,建立具备数据关联的大型数据库,建立智慧档案馆门户(群)平台,便于各类数据档案资源的交换和查询,这注定是一个开放共享的空间。要坚持“开放共享”的原则,才能真正打破传统档案馆和现有档案管理机制的壁垒,在跨馆、跨区、跨行业的基础上,最终实现档案信息全国共享的资源开放和共享格局。

  阶段划分和具体要点

  按照智慧档案馆的总体建设构想和不同阶段的推进目标,笔者提出可以从进程角度将其划分为初级、中级、高级3个阶段。

  1.初级阶段:馆库智能化管理

  (1)定义理解

  馆库智能化管理主要是档案馆利用现有的物联网、互联网、电子射频等其他技术,对档案场馆的楼宇管理、库房管理、档案实体管理、档案信息利用等活动实行智能化一体化管理,这是智慧档案馆初级阶段的基本建设目标。

  目前,许多地区的综合档案馆也是基本按照这个思路实现智慧档案馆的初级建设目标。

  例如:青岛市档案馆的智慧档案馆一期建设目标,就是“依托档案馆的资源优势,以电子文件和专业数据库等新型档案资源归档和进馆为重点,建立档案智慧收集平台,实现电子档案智能采集;采用物联网,对档案实体实行电子标签化管理,建立档案智慧管理平台,实现档案智能化识别、定位、监控和管理,实现档案智能化识别、定位、监控和管理;采用虚拟化等档案信息长久保存技术,构建档案信息智慧保护平台,实现档案信息想的智能备份、数据安全的智慧检测”。

  (2)馆库智能化管理的建设要点

  第一、档案实体管理、档案场馆办公区、库房等,要与现有的物联网、互联网、电子射频等其他技术结合,形成档案实体、楼宇、库房、服务等智能一体化管理。第二,要对保管的各类纸质档案数字化,建立比较完备的电子目录,档案全文电子版与电子目录挂接。第三,利用电子政务的数据平台,实现数据的智能采集、跨馆利用、远程服务等功能。

  (3)馆库智能化管理的档案信息服务模式

  第一、档案馆利用数据资源,直接为用户服务。可以是档案馆的前台服务,也可以是在线的远程服务。第二,用户自助式检索查询。用户可以在档案馆服务大厅或者在网上自助查询和下载。

  2.中级阶段:智慧档案社区

  (1)定义理解

  笔者用“智慧档案社区”的称谓,不仅是与智慧档案馆有所区别,更重要的是与智慧城市的概念进行比较和关联。中等以上的城市一般按照“市辖区、街道、社区”3层组成。由于云计算技术可实现档案信息资源的虚拟存储,不同部门的档案信息资源可组成一个虚拟社区,因此将智慧档案馆构建的第二个阶段命名为“智慧档案社区”,既是智慧城市的有机组成,又是一个独立单元,比较贴切和准确。

  智慧档案社区主要基于智慧城市建设中的数据大平台和云计算中心的强大优势,打破单个档案馆的物理边界,将不同的档案馆馆藏资源形成的专题数据库链接起来。同时,打破原有的档案馆按照行业、区域设置的限制,实行跨馆、跨行业、跨区域的资源整合、共享,形成一个主题明确、开放共享的智慧档案社区。

  例如,目前的青岛市智慧档案馆建设中,由市档案馆、区档案馆、其他专门档案馆等共同组成一个资源共享群。上海市档案部门的智慧档案馆建设,由市档案馆、区档案馆、其他专门档案馆等共同组成一个资源共享群,实行“异地查询、跨馆出证”的模式。这就是小型智慧档案社区的初级阶段。随着智慧城市的不断发展,智慧档案社区会整合更多的档案资源,在一个较大的平台上实行智能服务。

  (2)智慧档案社区的建设要点

  智慧档案社区的建设要点:第一,按照一定技术标准和分类标准建设档案专题数据库,这些专题数据库,这些专题数据库将不再简单地按照档案馆归档整体的类别进行数据整合,而是按照相关主题建设。例如,湖南省的洞庭湖流域专题数据库。第二,一定区域,一定行业的数据进行互联,建设区域性的共享数据平台和共享数据库。例如,一个城市的信用档案数据库、不动产登记数据库,都是将一定区域的相关主题的数据库建设起来,会打破一定的行业和档案馆的界限。第三,需要利用区域性的大型基础数据库,才能实现数据采集和数据共享。例如,人口基础数据库、法人基础数据库、地理和空间基础数据库等,这也体现了智慧城市建设中的开放共享、协同融合的建设原则。

  (3)智慧档案社区的档案信息服务模式

  第一,档案馆利用共享数据资源,直接为用户提供查档服务。可以是档案馆前台服务,也可以是“异地查询、跨馆出证”的服务。第二,用户自主式检索查询。用户可以在档案服务大厅或者在网上自助查询和下载。第三,档案部门利用专题数据库共享数据和智慧城市技术平台,主动为用户推送信息。用户分为特约用户和信息系统按照文件主题自动筛选的用户。

  3.高级阶段:智慧档案馆门户(群)

  (1)定义理解

  智慧档案馆门户(群),主要是在智慧档案社区的基础上,利用更多的网络资源和先进技术,将一定区域、一定行业的多个智慧档案社区资源进行整合和共享,可利用全国性的信息大平台、强大的搜索引擎、高效的信息分析系统、成熟的信息分析团队等优势,为全国范围的用户服务。诸如,智慧档案馆门户(群)的规模、数据的聚合、数据的涵盖范围、数据的利用方式等,均实现高度的人机融合和智慧化管理。这是智慧档案馆的高级建设阶段,是与国家未来信息战略配套的信息化大战略。同时,此阶段的档案数据利用,将不再仅仅局限于民生服务的需求层级,而更多的文化层面的需求,具备文化休闲、文化传播、文化教育的功能。

  (2)智慧档案馆门户(群)的建设重点

  第一,基于发展成熟的智慧档案社区,利用数据平台将相关数据库进行整合,建立大数据平台和数据中心,利用门户网站对众多的档案馆、社会组织和个人开放利用。第二,建立强大的搜索引擎,引入商业公司参与数据聚合、数据搜索、数据分析和提供数据专门服务。第三,智慧档案馆的高级阶段,除了充分利用各地智慧城市的建设平台和技术条件,还要结合国家的网络强国战略,建立区域性的大型数据中心,利用国家全行业的大型基础数据库,才能完成门户网站的建设和数据共享。智慧档案馆的高级阶段,将突破智慧城市建设的许多局限性,具有更大的协同融合空间和更高的技术要求。

  (3)智慧档案馆门户(群)的信息服务模式

  第一,任何档案馆、社会组织、个人均是智慧档案馆门户(群)平台上的查询和利用者。第二,档案用户可以在这个门户网站上,选择免费查询或收费查询,可以检索多个数据库,并且数据库的数据将自动与个人或者法人身份识别信息进行关联,提供较为准确的查询信息。第三,智慧档案馆门户(群)的智能平台,根据用户的注册信息、身份信息、用户在线浏览历史信息等,将用户潜在的需求信息推送给用户。第四,数据分析团队将根据用户提供的要求,提供符合个性化需求的定制服务信息。

  总之,智慧档案馆建设的高级阶段,无论是服务内容、服务方式、服务内涵、服务理念,都将远远超越现有的档案实体馆,不仅体现出技术和时代的进步性,更重要的是提供给用户极具人文精神和文化特质的档案信息产品。智慧档案馆的高级阶段不仅是智慧档案馆建设服务理念的最大提升和终极目标,同时也是信息时代人本主义在科技领域得到的最好体现。


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关键词:智慧档案馆

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