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人工智能对智慧档案馆的驱动作用研究

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人工智能对智慧档案馆的驱动作用研究

发布日期:2019-10-11 作者: 点击:

  2017年10月,国家科技部副部长李萌同志出席在北京举行的中国人工智能产业发展联盟成立大会中指出,以习近平同志为核心的党中央高度重视人工智能的布局和发展,并表示国务院颁布的《国家新一代人工智能发展规划》是面向2030年的长远性、战略性规划。人工智能作为高新技术产业革命的重要驱动力,它的发展正进入高速成长期。人工智能与大数据紧密结合,并且通过云计算来进行深度学习,可以认为“人工智能=云计算+大数据(一部分来自物联网)”。目前,人工智能正在不断推动与各行业相结合的应用,以其实现越发智慧的数据感知和汇总,越发完善的数据模型构建和问题求解,越发自主的平台服务支撑和数据共享,越发精确周密的决策制定与执行,来促进各个行业的智能化发展。在这一应用进程中,人工智能取得了骄人的成绩,同时也给各个特定领域带来巨大的变化,智慧档案馆就是其中一例。

  人工智能和智慧档案馆概述

  (一)人工智能

  在1956年达特茅斯会议中,人工智能(英文缩写为AI)这一新概念首次被提出,并被称为20世纪三大科学技术成就之一。人工智能是计算机科学中关于设计智能计算机系统的一个分支领域,其目的是使计算机模拟人脑及人的思维,从而具有某些类似于人的智慧特征,如理解语言、学习功能、推理及问题求解等功能。

  (二)智慧档案馆

  新概念的产生与新技术的发展接踵而至,例如AI、物联网技术,这些新词汇的出现引领当今社会信息技术发展的方向,使人们应接不暇,在这些新技术的推动下,作为以技术为支持,以服务为目标的“智慧档案馆”应运而生。

  我国对智慧档案馆的研究尚处于初级阶段,智慧档案馆的内涵丰富,目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个明确、标准的正式定义,不同研究视角的学者从不同侧面和角度描述了智慧档案馆的含义。

  下面列举几个具有代表性的观点:

  杨来青等学者从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度,认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源,具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。

  许桂清等学者将智慧档案馆的特征总结为用户交流感知智慧化,档案信息资源管理智能化,馆藏基础设备智慧化,个性服务创新智慧化。

  杨智勇等学者从数据、信息、情报与智慧之间的关系出发,认为智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台。

  王小健等学者从建设实践的角度认为“智慧档案馆=数字档案馆+新技术应用+以人为本理念贯彻+档案信息集成”。

  综上所述,各个学者对智慧档案馆的定义不尽相同,但他们都有一个相同的关注重点,即新的信息技术应用,它是实现智慧档案馆的智慧化系统平稳高效运行的重要手段。

  (三)智慧档案馆与传统档案馆、数字档案馆的区别

  最初的传统档案馆以建筑实体为标志,它强调实体管理。数字档案馆是在传统档案馆的基础上发展起来的,它强调数字化档案和电子档案的管理。现今以人工智能技术和物联网技术为技术支撑的智慧档案馆,它强调档案内容信息的管理。回顾档案馆建设的探索与实践进程,档案馆的管理机制和管理形式一直以智能创新化、数字互联化、智慧信息化为目标方向。

  人工智能对智慧档案馆的驱动作用

  当今档案馆是巨大信息资源的利用中心,智慧城市建设需要智慧档案馆的支撑,数字化档案和档案信息共享已经得到各立档单位的一致认同。伴随着档案信息化工作的进程不断推进,电子档案的数据规模正以几何级数的形式极速增长,在全国各地智慧档案馆的建设也开始展开试点探索。人工智能技术以其灵活快速的数据感知、逐渐趋于精确的数据模型和更加个性化的服务模式深入渗透于档案馆之中,使得智慧档案馆为人们提供更加便利、更为有效的服务。科学合理地利用人工智能技术,对智慧档案馆的发展有着重要的驱动作用,具体表现为以下几个方面。

  一、丰富了个性化档案信息服务系统的服务方式

  档案部门增强自身核心竞争力的关键方法就是改善档案信息社会服务。智慧档案馆档案信息服务单位通过各种智能化技术和智能机器,如信息挖掘技术、自然语言理解技术、智能代理检索技术、专家系统、智能机器人等来提供个性化定制系统,同时为了使档案用户充分利用这些具有价值的信息资源,立档单位将对不同类型、不同特征的档案信息资源进行整理。在档案信息资源分析与整理的工作中,为了定制个性化服务系统,迎合用户需求,需要选择合适的档案信息服务方式。因此档案信息服务方式作为目前的研究热点,是智慧档案馆最为关键的服务特征,并且也是当今互联网时代下档案信息服务工作的新内容。

  在目前个性化信息服务系统中,系统首先通过信息挖掘技术对用户的行为进行分析,然后通过智能代理技术自动辨认和感知用户的位置及其可能感兴趣的档案资源,来主动地向用户推送关联信息,提供真正的、全方位的个性化服务,并随时随地记录用户的活动轨迹、档案馆使用信息等,更加深入地分析用户的习惯和偏好,从而给予更加个性化的服务。

  二、提高了档案工作的效率

  在传统档案工作中,例如档案的收集、整理、鉴别、保护利用和编研工作主要是采用手工的方式来进行,而在现代信息技术日益成熟和人工智能广泛应用的背景下,人工智能能够极大地提高档案工作的效率。具体表现为以下几个方面:第一,智慧档案馆利用各种智能主体进行档案信息资源的收集工作,依据档案工作者所设置的运行章程,通过智能主体的自学习性、灵活性、主动性和适应性,高效收集档案信息资源。第二,智慧档案馆通过文本分类技术实现档案的智能分类。第三,智慧档案馆使用智能机器检索档案信息,与传统档案信息检索相比更加省时、省力,利于档案的规范化、标准化,智能机器能以最方便的形式提供用户服务。

  如今人工智能技术已普遍应用于档案信息数字化、电子化档案方面,档案目录采集、图片档案数据采集都可以通过人工智能来实现,利用人工智能技术形成的电子档案比纸质档案更加便于携带和存贮,这些都使得档案工作者在处理档案事务方面更加得心应手和方便快捷。

  三、提升了档案管理各个层级的协作能力

  数字档案馆采用线性逻辑对档案信息资源、档案业务工作进行管理,机构之间、档案业务不同环节之间缺乏协同机制,档案信息化产生了“信息孤岛”““业务孤岛”“应用孤岛”等新问题,难以实现档案业务工作的协调开展。智慧档案馆利用人工智能技术对馆中的可用资源进行有效的整合,用户对资源的调配与使用可以通过共享与传输的形式实现,通过信息共享、事件关联、协同业务等手段,将相关业务整合在一起,进行并发处置或程序处置,使整个档案馆运作具备较强的整合协作能力。例如,用户可以通过基于全面感知的“一站式”智慧系统平台来检索匹配具有相对应的载体形式和信息资源的档案,这种有全面感知功能的档案智慧管理平台利用浩瀚、多样化、广泛的数据资源进行整合协调,有望达到档案检索、管理、利用查阅的多角度、全方位、一体化高效快捷的服务模式,同时也将深层次地提高档案用户的满意度和档案管理系统的协作能力,这对于提升档案管理的效率有重要的意义。

  四、增强了智慧档案馆的智能安防与存储调度

  档案安全是档案工作的永恒话题和第一要务,是档案工作的底线,更是档案事业的关键基石。智慧档案馆安全问题需从两方面来实现:一是在管理和技术两个层面确保智慧档案馆的安全,改进网络与信息安全管理,优化档案备份灾难恢复服务体制,以期保证档案的真实可靠、条理完整和服务安全性。二是通过智慧建设来预防档案信息安全问题,档案工作者可以利用声音识别、指纹识别等各种识别技术,对库房档案进行全方位的监控,以防库房出现突发事件。另外智慧档案资源安全主要有实体档案资源安全和数字档案资源安全。实体档案资源安全主要是库房的安全,如今人工智能识别、智能监控的门禁系统已广泛应用于智慧档案馆的安保,通过人工智能技术模拟人的感官及思维方式,对人脸、声音、指纹、视网膜、虹膜等信息进行识别和加密。智慧档案馆应用有识别功能的安防系统在接触档案资源的人员和实体档案资源之间建立起了一道安全屏障。智慧档案馆的档案资源采用分布式“云”存储,这种存储方式能满足海量数据的增长及访问查询,但需要安全、高效的数据管理手段,在这种情况下人工智能技术成为了智慧档案馆档案资源安全高效运作的保障。

  对人工智能背景下智慧档案馆的简要评价及展望

  虽然当前各级各地智慧档案馆的实践与探索方兴未艾,但是普遍缺乏相关技术标准、法律规范、政府政策支持和统一规划,因此,智慧档案馆的建设将是一个长期、复杂的过程。智慧档案馆在发展过程中必将面临许多复杂性问题和不确定性问题。智慧档案馆最大的特征就是在档案管理的一系列环节中运用各种感知化、智慧化、泛在化的先进技术为用户提供智慧化服务。但技术始终是一种手段和工具,它的最终目的是为用户提供具有方便、快捷、高效的精准服务。在智慧档案馆建设过程中很容易走向“重技术、轻内涵”的道路,有关建设部门必须认清建馆的初衷,即以人为本,以用户为中心,全方位地为用户提供方便快捷的智慧化服务。

  正确把握和理解人工智能对智慧档案馆的驱动作用下,相关建设部门应该时刻坚持技术与人文的有机统一,秉承人本理念,用发展的眼光去正视技术在馆内的应用,以期在科学技术领域,使民众充分认识到信息时代的人文主义对智慧档案馆的重要作用。目前各界人士對智慧档案馆的研究仍处于探索中,人工智能驱动下智慧档案馆的建设也面临资金匮乏,人才短缺等问题,但是笔者坚信人工智能技术在“以人为本”的理念下,一定能将极具人文关怀和文化特质的档案信息资源呈现给用户,从而真正弘扬智慧档案馆的人本理念。


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关键词:智慧档案馆

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