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数字档案馆建设应注意的三个问题

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数字档案馆建设应注意的三个问题

发布日期:2019-10-10 作者: 点击:

  2019年档案从业者安全保护专题研讨会上,国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权作了题为《我所理解的智慧档案馆》的主旨演讲。他提出:智慧档案馆,更重要的应该是对档案内容的智慧管理,是把档案内容变成人的智慧,变成人工智能的一部分;建设智慧档案馆,需要做一件更重要,工作量也更大,意义和价值也更大的事情,就是把档案数据化。

  我认为智慧档案馆的建设主要面临三个问题。

  第一,档案馆工作人员尤其是档案馆领导的理念问题。物联网、大数据、云计算等技术发展迅猛,在有些领域的应用也取得了令人瞩目的成就,但在档案馆的应用及成效显现却微乎其微。由此可见,技术的产生和发展是一回事,是否应用、应用在哪些领域、如何应用、应用于哪些人群是另一回事。没有马克思主义的基本原理与中国实际相结合,就没有马克思主义中国化,以马克思主义为指导也会沦为一句空话。单纯的技术不结合实际是显示不出其效果的,可以应用于档案领域的技术没有在这方面应用也显示不出其对档案工作的推动作用。不改变理念,就不会主动去思考、探究新技术的发展与档案工作的联系,就不会尝试运用新技术改变档案工作的模式,更不会主动尝试去建设智慧档案馆

  第二,档案资源的结构问题。目前大多数公共档案馆的馆藏仍然以机关、团体、企事业等单位移交的档案资料为主,建设覆盖人民群众的档案资源体系任重道远。一方面,文书档案占比不容小觑,另一方面,文书档案的查阅人群主要是本单位工作人员,查阅人次占比不高。随着计算机技术的广泛应用,单位的文书档案移交后,一大部分可以在本单位查阅电子版,一小部分可以查找作为资料保存的文件汇编,去档案馆查阅的几率会越来越小。不显著改变档案资源的结构,即便建成了智慧档案馆,成本与收益也将极不成比例,社会效益也不会太明显。

  第三,档案数据化与数据档案化问题。档案扫描为图片,改变的是只是阅读档案的方式,即从翻阅纸质档案变为浏览数字化后的档案。从一定意义上讲,档案数字化解决的主要是对纸质档案的保护问题,使之免于人为翻阅过程中可能带来的种种损害。档案数据化不仅能实现档案的数字化阅读,还能实现自动检索、编辑等,解决的是能快速找到、便于进一步加工的问题。以新乡市档案馆近年来查阅量较大的两类档案为例,一类是破产企业待退休工人工资表、考勤表的查阅,一类是市史志局编史修志的查阅。前者所在单位越大,车间、班组划分越细,人员越多,查找难度越大。即便档案数字化了,查找起来依然耗时耗力,对于五、六十岁的人而言,在电脑上密密麻麻的表格中找人名还不如直接查阅纸质档案。后者查阅量大,页数动辄成百上千。把那些档案都借走,跟档案馆管理制度及原则相违背,都复印或者将数字化后的图片打印,劳民伤财,效率低下。档案数据化则能很好地解决上述问题。随着时代的发展,数据在信息中的占比飞速增长,不及时把重要的、有保存价值的数据档案化并纳入档案接收、在线移交范围,不仅会让这部分数据与档案馆失之交臂,更会让本应属于信息中枢的档案馆成为信息匮乏、滞后的场所。


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关键词:智慧档案馆

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