智慧档案管理系统

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智慧档案馆的智慧取向

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智慧档案馆的智慧取向

发布日期:2019-10-10 作者: 点击:

  当前,智慧档案馆概念风生水起,各级各类档案馆争先恐后地向智慧档案馆概念靠近。大趋势之下,档案管理事业的大变革时代悄悄来临。但是智慧档案馆的终极目标是为社会服务、为用户服务,同时管好各自的档案,这一根本宗旨并没有改变。改变的将永远是服务方式和服务效能。

  智慧档案馆究竟应该是什么样子的?似乎还没有定论。本文试图对智慧档案馆提出、发展的演变轨迹进行探寻,通过把握档案的本质属性和档案馆的服务宗旨,寻求智慧档案馆的智慧取向,以探求未来智慧档案馆的模样。

  1. “智慧+”的魅力

  1.1从智慧地球到智慧城市

  2008年到2009年期间,IBM提出智慧地球概念,美国政府积极响应,公开肯定了IBM智慧地球思路。尽管我们无从知道IBM提出智慧地球概念从中能够给自身企业带来什么样的利益,但是智慧地球一经提出就对全球产生了深刻的影响。短短数年,诸如智慧城市、智慧交通、智慧气候、智慧医疗保健、智慧档案馆等各种“智慧+”概念和系统,如雨后春笋一般应运而生。“智慧+”概念甚至影响到每一个人、公司、组织、城市、国家、自然系统和人工系统,争先恐后要实现更透彻的感应和度量、更全面的互联互通,可以获得更智能的洞察力。

  智慧地球概念影响最直接的是智慧城市。所谓智慧城市,探索的极为广泛、透彻,概述起来就是:以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术手段为基础,感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息,从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。

  1.2智慧城市核心系统的范畴

  技术手段相信大家很熟悉,我们更关心的是智慧城市到底应该具备什么样的核心系统。

  1.2.1复杂完备的城市运行生态系统

  城市运行生态系统应是城市自然生态系统、城市环境系统、城市供给系统、城市交换、交通、交流系统、城市医疗生化系统、城市生产系统等多系统的复合系统,注重满足人类生存的基本条件、文明健康程度,解决系统与系统之间的合理性、持续性、协调性,最终达到整个系统相互依存、运行自如、持续稳定、完美和谐。

  城市运行生态系统完全是人工的生态系统,是物质和能量快速流通运转的系统,是高度开放和对其它系统高度依赖的系统,同时也是自动调节能力很弱和极其不稳定的系统。

  城市自然生态系统包括:阳光、空气、淡水、土地、植被、动物、微生物等。城市环境系统包括:调节循环、限制排放,净化处理、污染处置等系统。城市供给系统:供给食品、水源、能源、商品等。城市交换系统:供给管网、交换器具(洁具)、排泄管网、清运处置等。市交通系统:地面硬化道路、水路航道、轨道交通、航空等。城市交流系统:公共场所(广场、园地、文化、院校、体育、商业、办公)、通讯(影音、文本、数字)、控制(有线、遥感)等。医疗生化系统:健身康复、保健医疗、丧葬殡仪等。城市生产系统:为搭建城市运行系统而进行的各种生产。

  1.2.2动态多变的城市管理社会系统

  城市管理社会系统应包括物资输送运转、人员调配疏散、资金汇集结算、信息汇聚扩散、活动聚集运作、管理通达辐射等,主要是满足人类社会交往的渠道和通畅程度,解决社会性集聚的管理问题,达到和谐共处、相辅相成、匹配共赢、高效通达。

  城市管理社会系统更应是围绕人的社会活动的管理系统,是社会需求和人的行为高效匹配的系统,每个系统都要高度开放,对其它系统相互依存,同时要增强自动调节能力,保持系统的稳定。

  现代城市的核心系统,决定了智慧城市未来的发展方向。

  2.智慧档案馆的由来

  实际上,现代城市的核心系统,其终端产品都可以与档案概念想联系。所以智慧档案馆可以称得上是智慧城市的重要组成部分。

  2.1数字档案馆

  传统载体档案馆(室)的利用要素和管理模式:载体形态基本是纸质,处理方式为案卷形式,存储于库房和档案柜之中,查阅以人工调取和翻阅为主,利用时进行实体文件复印加盖公信力印章。人事档案、司法档案、房产档案、城建档案、工商档案、税务档案、金融档案、教育档案、医疗档案等许多与人的社会活动相关的档案馆(室)都是这种模式。

  传统载体档案馆(室)面临的问题和困境是纸质形态和案卷形式将长期存在,数量巨大,占据空间大,案卷处理费时费力;查阅时必须到档案馆(室)现场,手工查阅,效率低下;翻阅实体文件和复印,效率低,对原件损害大;查阅完成后需人工复位,效率低,容易出错。

  数字档案馆的思路正是针对传统载体档案馆(室)的困境提出和发展起来的。早期主要是馆藏档案的数字化加工,利用数字技术处理和储存传统载体档案形态,使传统的纸质档案形态通过扫描等技术转化为数字化形态,极大地方便了存储、利用和传递。后来进一步发展到在数字化加工的同时进行信息化录入,录入档案的内容信息,将档案的目录制成电子目录,建立目录库。这一进步对传统纸质档案的内容信息进行了开发再利用,对丰富档案信息资源有极大好处。

  2.2数字档案馆的本质

  但是数字化加工和信息化录入,取代不了原生的纸质档案,他们是一种补充或是一种管理利用手段的革新。原生纸质档案将无条件地保存下去。由于数字化技术、信息网络技术飞速发展,原生电子档案大量涌现,各种信息资源、数据库以准档案形态出现,人们意识到数字化加工和信息录入还远远不是现代化档案馆的终极目标,随后提出数字档案馆概念。

  数字档案馆概念似乎更加符合人们对档案馆现代化的设想。除了处理原生纸质档案形态,还应该处理和储存原生电子档案及数据库;以数字形态存储、再生和利用,以网络技术发布与传递。广义的数字档案馆更是存储和利用档案信息资源的信息空间,理论上可以是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

  2.3数字档案馆的困境

  数字档案馆尽管已从单一的数字化加工发展到融入原生电子档案和数据库,但并没有解决传统档案的本质属性问题——原始记录和凭证作用,只是为传统档案建立了数字镜像和利用平台。新生的电子档案和数据库从加工处理到存储传递,实现了数字化,但在关键的发布利用环节却没有从根本上解决档案的原始记录和凭证问题,依然要回到档案的纸质状态。困境在于档案的生存环境还是纸质一统天下。如前面所提到的人事档案、司法档案、房产档案、城建档案、工商档案、税务档案、金融档案、教育档案、医疗档案等,真正起到凭证作用的还是纸质形态加公信力印章。我们可以看到一边是数字档案馆如火如荼地发展,一边是档案的利用照样回到起点——调取原生纸质档案复印盖章。

  实例:一个公民投保医疗保险,罹患投保范围内的疾病,住院治疗后保险公司进行理赔,医疗档案如何发挥作用?

  该公民在医院方的医疗档案,院方已将住院证明、各种检查结果、诊断证明、住院病例、医疗费用清单等进行了数字化扫描加工、信息化录入,并且有些档案已经是电子单据。该医院处理、存储、发布、利用档案,完全按照现行数字档案馆的标准建设,实现了数字档案馆的全部理念。

  在保险公司一方,该公民按照程序理赔,保险公司需要建立客户理赔档案,公民需按照其要求提供医院的档案资料。该公民利用医院开发的客户查询终端,用手机对上述档案资料进行了查询。确认全部内容后来到医院,对以上内容的原生纸质档案文件进行复印,或将一部分电子文件打印成纸质形态,加盖医院证明公章。

  客户提供齐全资料后,保险公司进行理赔。赔付后,保险公司对该公民客户的其他文件资料进行归档,形成了一套客户理赔纸质档案。这样的档案,保险公司按照保险行业的数字档案馆标准,进行扫描加工、信息化录入,融入电子文件,建立电子目录数据库。最终又形成了完备的数字化保险档案,保存、发布于保险公司虚拟的数字档案馆。

  可以看到,医院的数字档案馆与保险公司的数字档案馆都是非常先进的,对档案的处理、存储、传递、发布都实现了数字化、网络化,都是无可挑剔的。但是这两个数字档案馆在关键的利用环节并没有达成一致,没有得到有效的连接和整合,连接它们的桥梁实际上还是在两个数字档案馆之间奔波的使用者,最终起到作用的还是基于传统形态的纸质档案文件。

  2.4智慧档案馆

  于是人们把希望寄托在了新一代的智慧档案馆。因为智慧档案馆被普遍认为是基于物联网、云计算等新技术,构建智能管理多元化档案资源,感知与处理档案实体和信息,提供档案信息泛在服务。具有强大的生命力。

  关于智慧档案馆,与智慧地球和智慧城市相呼应,社会给予了极大的关注和研究,学者们纷纷提出了构想和思路,不少技术公司提出了完备的解决方案。但是直到目前为止,智慧档案馆的解决方案主要是采用射频识别技术,对实体档案进行存、查、借、还、防等流通环节进行全面可视化的查询和管理。主要解决的是档案的“管”的问题。智慧体现在对实体档案的一举一动都管理、监视到。

  2.5智慧档案馆面临的挑战

  感知和处置,强调的是对档案实体的管理,档案信息泛在化服务强调的是档案信息的无处不在。一方面要管住档案实体,另一方面又要让档案的信息内容无处不在,这本身就是一对矛盾体。

  智慧档案馆不仅要最大限度地实现档案的感知和处置,更重要的是要挖掘档案的信息内容,使档案信息内容在为用户服务过程中更加体现智慧的光芒。

  智慧档案馆如果仅从档案馆角度看待,不考虑社会和用户因素,其智慧也仅仅在于对档案实体进行全方位监控、智能化管理,信息化或内容电子化还是停留在扫描和目录库,泛在服务也仅仅只能提供公开信息的移动查询层面。同时,我国的各类档案公开程度很低,真正需要档案服务的,还是要亲自到档案馆,查阅档案原件,进行复印,加盖档案馆(室)公信力公章。那些已经电子化了的档案,已经在数字化环境中生成和存在的档案,纸质载体已经成为辅助的形态,智慧档案馆的智慧似乎起不到作用。

  这就向人们提出了一个严肃的问题——智慧档案馆的智慧取向。既然智慧档案馆是发展目标,那么他的智慧方向应该如何确定?下面笔者从对涉及智慧城市核心系统的档案门类的分析来辅助研究这一问题。

  3.智慧城市核心系统档案的门类

  从智慧城市核心系统看,档案的门类五花八门,数量繁多。可以选一些比较熟悉的系统,视角在于对这些门类的档案是否熟悉、了解程度有多少;档案的载体形态是什么;对这些档案的关注点是什么,它们究竟作何用途、能否使用、解决什么问题、效果如何。

  3.1历史档案

  历史文献、历史档案、史志、文物档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:获取知识、了解情况。

  3.2综合档案

  各级行政机关档案、政府信息公开开放档案、人事档案、其他文献档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:了解情况、提取信息。

  3.3公安档案

  公安业务档案、户籍档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、证明证据、转换变更、遗失补充等。

  3.4车辆管理档案

  车辆、驾驶员管理档案,违章、事故处理档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、转换变更、前置条件、遗失补充、裁量标准、事项依据等。

  3.5司法档案

  法院、检察院、司法等业务、案件档案。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、原始记录、法定程序、证明证据、事项依据、责权界定、刑罚处置、裁量标准等。

  3.6社区管理档案

  社区业务档案、居民管理档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、事项依据、转换变更、遗失补充、鉴定认证、据实核发等。

  3.7房地产档案

  房地产权属档案、房产交易档案、经适房档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、历史凭证、法定程序、证明证据、事项依据、转换变更、遗失补充、鉴定认证、据实核发等。

  3.8城建档案

  规划许可档案、施工许可档案、土地权属档案、拆迁安置档案、消防档案、人防档案、文物档案、抗震档案、防雷档案、市政档案、管线档案、工程竣工档案、规划、设计档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、裁量标准、事项依据、转换变更、遗失补充、前置条件、权属划分、责权界定、鉴定认证、据实核发、行政许可等。

  3.9金融档案

  银行客户档案、信贷档案、保险投保档案、理赔档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、事项依据、转换变更、遗失补充、权属划分、据实核发等。

  3.10工商档案

  工商登记档案、年审档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、法定程序、事项依据、行政许可、转换变更、遗失补充等。

  3.11税务档案

  税务登记档案、税务征管档案、个税档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:核对内容、查询状况、法定程序、事项依据、行政许可、裁量标准、转换变更等。

  3.12人社档案

  人事档案、社保档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、事项依据、裁量标准、转换变更等。

  3.13医疗档案

  医疗、健康档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、证明证据等。

  3.14教育档案

  学历档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、证明证据、事项依据、据实核发等。

  3.15行业档案

  客户档案(例如:通信、自来水、电、气、供热、有线电视、公共交通、远程交通运输等)、行业综合档案等。档案的载体形态:纸质、网络电子并存;关注点:核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、证明证据、转换变更、遗失补充等。

  3.16企业档案

  管理档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。档案的载体形态:纸质;关注点:提取信息、核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、事项依据、转换变更、遗失补充、权属划分、责权界定、鉴定认证、据实核发等。

  从以上罗列来看,绝大部分档案载体形态是纸质,社会关注点在于:提取信息、核对内容、查询状况、原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、刑罚处置、裁量标准、事项依据、转换变更、遗失补充、前置条件、权属划分、责权界定、鉴定认证、据实核发、行政许可等。只有历史档案、综合档案等的关注点在于获取知识、了解情况、提取信息方面。

  4.智慧档案馆的智慧取向

  4.1用途和需求类别

  社会对档案的关注点就是档案利用的驱动力,上述门类档案的用途和需求类别可以大致划分为:获取信息、查询核对、调取证据、变更补失、程序依据、裁处量标、权责认定、法律文书等。不同的用途和需求,必然对应档案馆(室)的服务热点。而档案馆(室)的服务热点正是智慧取向的根本所在。

  4.2智慧档案馆的智慧取向

  智慧是指超越人的一般智力水平,而达到感知、探寻、洞察一切的境界,强调的是主动探寻。智慧取向就是主动探寻的方向。方向正确意味着所探寻的道路,将指引人们朝着正确的目标前行,不走或少走弯路。智慧档案馆如果智慧取向明确,那么本文开头提出的智慧档案馆究竟应该是什么样子的问题,就有了答案。笔者认为智慧档案馆不应是千篇一律的,应该根据各自的特质来确定各自的智慧取向。大致有如下几个方面:

  4.2.1数字环境、海量信息、泛在服务取向

  类似于历史档案、综合档案、文献档案等,档案的载体形态为纸质,社会关注点在获取知识、了解情况、提取信息。智慧取向侧重于数字环境下基于云计算的海量信息和新一代移动技术支持的泛在服务。海量信息来源于数字化加工、信息录入,泛在服务面向全社会。

  4.2.2快捷查询、信息输出、实时监控取向

  诸如车辆管理档案、金融档案、健康档案、税务档案、行业档案等,当下档案的载体形态为纸质与网络电子并存,关注点集中在核对内容、查询状况、原始记录、法定程序、裁量标准、事项依据、转换变更等。智慧取向应侧重实现档案载体无纸化、电子化,档案信息的数据采集、内容处理、形态储存、发布传递、实时输出应符合广义数字档案馆的理念,实现众多档案资源库群共享。

  4.2.3识别认证、网络印证、电子打印取向

  人事档案、社保档案、教育档案、工商档案等,当下档案的载体形态多为纸质与网络电子并存,关注点集中在查询状况、原始记录、证明证据、事项依据、鉴定认证、据实核发等。智慧取向应侧重于实现传统载体数字化加工,档案内容信息化录入,门户网站网络实时互动。

  4.2.4严格管理、保密协定、原件复印取向

  公安档案、司法档案、房地产档案、城建档案、社区管理档案、企业档案等,档案的载体形态基本是纸质,关注点集中在原始记录、历史凭证、法定程序、证明证据、刑罚处置、裁量标准、事项依据、前置条件、权属划分、责权界定、行政许可等方面。智慧取向应侧重实现档案传统载体的数字化加工,档案目录的信息化录入,档案实体的严密监控、可视化查询管理等。

  5.结束语

  智慧城市不应该仅仅是先进技术的智能化应用;同样,智慧档案馆也不应该只是数字档案馆的延伸和完善,更应该包括以人为本、服务社会的内涵。智慧档案馆的取向不是智慧城市的照搬,而应充分考虑人的智慧参与和需求。


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关键词:智慧档案馆

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