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探讨传统档案馆与智慧档案馆的主要差异

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探讨传统档案馆与智慧档案馆的主要差异

发布日期:2019-10-09 作者: 点击:

传统档案馆的工作重点是接收、保管档案,以档案文献服务为主,以本馆所保存的档案为基础,向利用者提供各种档案文献服务。传统档案馆在对档案接收、整理、鉴定、保管、提供利用这一系列工作中已形成了一套相对完整的制度和流程。智慧档案馆采用了新的技术来完成档案的收集、整理、鉴定、保管与提供利用等工作任务。因此,智慧档案馆的工作有着全新的内容,这些内容值得我们去研究 。 

      一、传统档案馆与智慧档案馆的管理模式存在差异   

      传统档案馆是我们党和国家永久保存档案的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心。传统档案馆是以实体的建筑物形式存在的,因其管理对象为记录在纸张等载体上的以文字符号、图表、图像等形式存在的档案信息,这种档案信息的存在方式也被称为“实体”,所以,传统档案馆的档案管理模式是将馆藏档案以全宗或案卷为保管单位,围绕着收集、整理、保管、鉴定、编研和提供利用等业务开展工作,体现集中统一的管理原则和思想。具体地说,传统档案馆的管理模式是遵循集中统一的管理原则,围绕档案业务工作的各个环节展开的档案管理模式。 智慧档案馆是信息时代的产物,是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而产生的一种新型档案馆。它是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统,代表的是一种信息环境和基础设施的构建,是超大规模的、没有时空限制的知识信息中心。智慧档案馆的管理模式是一个开放式的硬件和软件的集成平台,通过对技术和产品的集成,把当前大量各种档案载体数字化。也就是说,“智慧档案馆”是一个电子信息的仓储,能够存储大量的、各种形式的信息,用户可以通过网络方便的访问它,以获取这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。所以,智慧档案馆的档案管理模式与传统档案馆的档案管理模式是不同的。智慧档案馆的管理模式是在集中统一管理原则指导下,对档案信息集中统一管理及开发利用,对电子文件本身则采取了分散管理的办法,只对档案信息进行“虚拟接收”实行集中统一的管理。 智慧档案馆采取了新的信息技术来完成档案的收集、整理、鉴定、保管与提供利用等工作任务。尽管传统档案馆和智慧档案馆之间存在着很多区别,但智慧档案馆必经是由传统档案馆发展而来的。传统档案馆是智慧档案馆的基础、智慧档案馆是传统档案馆的扩展、智慧档案馆是现代化的新型档案馆。 

  二、传统档案馆与智慧档案馆管理流程存在差异  

    传统管理流程的差异表现在:

      第一,传统档案馆与智慧档案馆的档案信息来源及进馆方式不同。传统档案馆的档案信息来源主要是依靠人们在社会活动中直接形成的各种纸质文件材料,包括电子文件的纸质打印件,具体的进馆方式是采用传统的档案接收和移交办法。而智慧档案馆的档案信息来源主要是根据用户的需要,对相关的档案信息资源进行“动态搜寻和组织”,包括对数字档案信息资源进行大面积的跨空间的、跨行业的搜寻和组织。智慧档案馆的档案进馆方式,目前有集中式与分散式两种。以计算机技术和网络技术为依托,数字档案档案馆可以采取分散保管、集中控制的文献组织方法,不再把档案实体收集进馆。

      第二,传统档案馆与智慧档案馆的档案载体形式不同,传统档案馆的档案载体主要是纸张。几千年来,纸张一直是信息保存与传递的主要载体与媒介。而与之对应的智慧档案馆档案载体形式则多种多样。智慧档案馆的数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上。但新型载体存储起来的信息,往往是不能直接阅读的,必须借助于机器和设备,并且极易受到外力的干扰和破坏等等。

      第三,传统档案馆与智慧档案馆的档案馆运行状态和功能不同,传统档案馆的运行状态可以简单概括为是对纸质文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、统计及开发利用的工作,传统的档案馆则只能提供馆藏实体档案来提供人们利用。而智慧档案馆运行的实质与人们所熟悉的传统档案馆不同,它是根据用户的需求,构建一个虚拟的档案信息环境,这种以用户为中心而构建的虚拟的档案信息馆藏,可以打破传统档案馆的物理界限,是档案馆可以成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和联结档案信息资源的动态信息系统。

      第四,传统档案馆与智慧档案馆的服务方式不同。传统档案馆的服务方式基本上是以本地服务为主,服务工作的开展以档案馆为中心,服务地点局限于档案馆内,利用者必须到档案馆去,而档案馆的开放时间也是极为有限的。在其开放时间之外,无论你如何急需,一般来说都无法获得任何服务。智慧档案馆以信息服务方式为主,以用户为中心。档案馆可以通过计算机网络系统将本馆的以及网络中的数据库有关的信息直接传送到用户家中或办公室里。只要通过网络上的个人电脑,就可以成为智慧档案馆的服务对象,且能够查找该档案馆的馆藏及利用情况等所需要的信息。

      第五,传统档案馆与智慧档案馆的档案整理形式不同。传统档案馆的整理工作,主要是通过一系列的整理手段而进行的,一般是将收集来的档案,科学地组织起来,使之条理化、系统化,大体上可分为实体控制和智能控制两个大部分。智慧档案馆的库藏档案主要是以数字化的形式出现的,它符合电子文件的形成规律,使档案的管理过程简单化,大大降低了档案馆的负担。采用分散保管、集中控制的收集方法,使档案实体分散于各个立档单位之间。因此,其信息存放的物理位置实际上就体现了档案的全宗关系,已经清楚地说明了档案的相关背景信息。此外,传统档案馆与智慧档案馆的档案检索工作不同。传统档案馆的档案检索工作,主要是利用一些比较简单的、手工的检索工具而进行的。相对于传统档案馆而言,智慧档案馆可以实现档案的全文智能化检索方式。传统档案馆的保护只要档案文件保存在耐久性的载体上,就达到了保护档案的目的。与之相对应的,智慧档案馆的保护工作包括两方面的任务,一是要确保电子文件的长期存取,也就是要注意软硬件环境的维护;二是保护电子文件数据的安全,防止电子文件的损毁、删除、修改等。   

     三、传统档案馆与智慧档案馆管理环境方面存在差异   

     传统档案馆与智慧档案馆管理环境方面存在差异:首先,表现在对技术的要求不同。由于传统档案馆所保存的档案主要是纸质档案和非常少量的缩微胶片、磁性载体等档案,所以对传统档案馆的技术要求一般比较低,多以手工管理为主,主要利用一些简单的档案目录、卡片等手工检索工具进行辅助管理,即可帮助用户查找所需的资料内容,进而对技术的依赖性和要求较低。而智慧档案馆的档案主要是以磁介质、光介质等为主要载体的档案,在工作条件上完全依赖于现代通信网络基础进行管理与工作,依靠高新技术的支持,实现的是馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的工作模式。很显然,智慧档案馆的新型的档案载体形式虽然在技术和利用效率上优于传统档案馆,但是对技术的严重依赖性和对技术的高要求也是没办法改变的。其次,对工作人员素质的要求不同,传统档案馆对档案人员的素质要求是由传统档案馆工作的内容及工作重点所决定的。传统的档案工作人员在很大程度上给人一种“仓库保管员”的印象。传统档案馆对档案人员素质的要求是以掌握档案学基础理论和档案工作技能为主的。智慧档案馆的档案管理工作人员区别于传统的“仓库保管员”,是以一种崭新的面孔出现的信息管理员,专门负责信息的转换、数据的分析、未来的预测等工作。智慧档案馆的出现引起员工整体角色的转变,对档案工作人员的素质、知识水平提出了更高的要求。它要求档案工作者要调整心理状态,更新观念,以适应新的信息环境;学习更多的科学文化知识,并掌握现代信息技术,智慧档案馆所需要的是复合型、一专多能的人才。  

    四、传统档案馆与智慧档案馆管理理念方面存在差异 。传统档案馆的管理观念,是一个由封闭、半封闭向半开放、开放逐渐转变的过程。在传统档案馆的条件下,档案信息与纸质载体有着互为存亡的关系,一损俱损,档案馆的管理观念仍以“保管”为主,服务范围相对狭窄,服务对象也比较单一,档案的利用群体十分局限。传统档案馆的管理理念实际上就是要突出“以档案馆为中心”,偏重档案征集与保管工作,用户直接到档案馆查找所需档案材料即可,不用考虑其他因素。

   在互联网时代,智慧档案馆采取的是互相联结,资源共享的本性,由于智慧档案馆是本着公开、共享、开放的管理理念,进而对传统的观念构成了强烈的冲击。电子时代下的档案,开放的观念更加深入人心,智慧档案馆更是提倡一种“信息超市”的管理理念,把用户至上的服务理念作为档案工作的重点,希望的是把档案馆建设成为一个能够提供大量的基础数据的信息化、科技化档案馆。因而,智慧档案馆强调的是“以用户需求为中心”的管理理念,开发高质、规范的档案资源,为用户提供便捷的网络查询服务。

   通过传统档案馆与智慧档案馆的比较,传统档案馆在档案资源收藏与提供利用中具有不可替代的地位,是智慧档案馆的档案信息来源;而智慧档案馆也为传统档案馆提供了进一步的发展机遇。


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关键词:智慧档案馆

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