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智慧档案馆研究思考(上)

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智慧档案馆研究思考(上)

发布日期:2019-10-09 作者: 点击:

  智慧档案馆是智慧城市背景下档案馆发展的高级形态。本文从发展的视角分析了智慧档案馆研究的意义和价值,并在分析数字档案馆研究局限和智慧城市发展要求的基础上,提出智慧城市生态环境下智慧型档案馆的基础体系架构和主要研究内容。

  城市从“数字”到“智慧”,是富有智慧的人们在各行各业广泛应用互联网、物联网、云计算等不断创新的信息技术,开展各类业务活动所呈现出的典型特征,其目标是构建物与物、人与人、人与物、城市与城市之间互联互通、和谐共处的新型城市生态环境。档案作为记录人类历史活动的信息载体,不仅在城市建设与发展的过程具有启迪新智慧的重要作用,而且还将持续承担记录城市活动与变化轨迹的独特使命,这使得智慧城市背景下的档案馆不能不具有与时俱进的新特征。由此档案领域提出智慧档案馆概念并探索其理论研究内容和实践建设方案,这不仅能够支撑和促进智慧城市的快速建设与持续发展,而且能够丰富和拓展档案馆学的研究范围,这一研究必然会推动档案馆从“数字”进化到“智慧”,实现档案馆全面现代化管理。

  一、智慧档案馆研究的意义和价值

  “智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年,我国首批193个智慧城市试点起航,开辟了智慧城市建设的新征程,在此背景下,档案富有的人类智慧的支撑作用凸显,如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆,确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调,这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构,建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。

  (一)理论方面,能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展,实现馆际IT基础设施共享,档案资源互联,制度、技术与业务集成,档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互,这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系,以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。

  (二)实践方面,从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵,从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构,提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视,智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境,为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架,在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。

  二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴

  智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下,档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来,国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展,推动了数字档案馆的快速发展,并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。

  国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念,但其数字档案馆从建设之初,其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆(ERA)项目主要从技术视角,研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构,以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求;加拿大图书档案馆(LAC)提议则从档案管理与资源整合的视角,研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略,从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统(TDR),以适应国家和城市快速发展的需要;澳大利亚数字文件管理协议(ADRI),从标准规范视角开展区域联合行动,推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成,以引导全球范围内档案工作的科学规范开展。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建,从个体数字档案馆到区域性数字档案馆运作模式变革的研究,从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆的探索。

  在智慧城市背景下,档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度,对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索;在建设实践方面,上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能,为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求,主要体现在:

  (一)在组织层面,缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务,缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统,难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用,而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。

  (二)在理论层面,现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求,而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑,才能高起点、高水平地引领档案事业方向,指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。

  (三)在实践层面,缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程,而局限于指南性的功能要求和宏观描述,难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。

  随着智慧城市快速发展,档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理,包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说,智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式,形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式,它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化,这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。


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关键词:智慧档案馆

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