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高校档案信息化建设——从数字档案馆到智慧档案馆

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高校档案信息化建设——从数字档案馆到智慧档案馆

发布日期:2019-10-08 作者: 点击:

  2019年06月14日,清华大学档案馆薛四新教授,在今年的山东省高教管理研究会档案管理专业委员会暨学术研讨会上,给全省的高校档案同仁做了一场题目为《高校档案信息化建设》的专业学术报告,薛教授结合自己二十几年来的科研探索和档案信息技术工作,通过“高校档案信息化发展历程”、“数字档案馆与智慧档案馆的异同”、“高校档案信息化工作特点”和“清华大学档案信息化工作概况”四个板块给大家展示了高校档案信息化发展之路。

  一、高校档案信息化发展历程

  薛教授首先介绍了高校近二十年来在档案管理现代化方面的发展历程,重点介绍了发展过程中曾经涌现出的善于进取、敢于担当、斩荆开路的先锋高校和优秀成果,例如:2000年南京大学档案馆推出了“南大之星”档案管理系统、2003年清华大学档案馆研制出“通用档案管理信息系统”、2009年重庆大学“数字档案馆”项目通过国家档案局验收等等。接下来,薛教授详细介绍了清华大学 “通用档案管理系统” 研发的整体情况及后期的推广和应用状况,尤其重点介绍了这款软件的极其灵活的系统架构和面向对象的个性化定制界面,让大家对这套系统有了一个多层次、全方位的立体认识。

  二、数字档案馆与智慧档案馆的异同

  薛教授首先给大家详细解释了数字档案馆和智慧档案馆之间“替代”、“包含”和“并存”的三种关系。然后,通过数字化和智慧化这两个不同维度的四个方面做了对照比较,指出了数字档案馆的建设重点是档案资源数字化、档案管理信息系统、档案信息检索和公布、档案管理业务连续有效这四个方面,而智慧档案馆的建设重点是馆舎环境智能化、库房自动控制与感知系统、信息服务智能化知识化和过程管理决策科学这四个方面。最后薛教授给出了智慧档案馆的定义,阐明“智慧档案馆”是智慧城市背景下社会公众对档案事业的一种期望,是档案工作者适应智慧城市发展给未来的档案馆设定的一个愿景,它是档案资源、档案管理业务、档案馆舍设施以及档案从业者在以云计算构筑的信息生态环境下的呈现出的档案馆新的形态。

  三、高校档案信息化工作特点

  在这个环节,薛教授首先谈到了高校档案信息化的内涵和定位的问题。高校档案信息化的内涵是利用现代信息技术手段和方法,建立网络环境、软硬件基础设施、档案数据库、档案管理系统等网络信息生态环境,支持档案人员高效率、高质量开展现代档案业务。高校档案信息化要定位于档案信息化是现代档案管理的一项重要业务,不仅仅是技术支撑服务,更重要的是电子档案及电子库房的专业化、专门化管理。随后,薛教授指出高校档案信息化应具备的五大特点:技术性、滚动性、进化性、阶段性和项目化,高校档案信息化首先要依赖于现代信息技术,其次要具有业务延伸和扩展的特点、技术更新换代的特点、需求相对锁定的特点和项目建设的一次性特点。同时薛教授还阐述了高校在进行信息化的进程中需要避免的五个症结:公司依赖症、档案守旧症、技术恐慌症、频繁替代症和验收结束症。

  四、清华大学档案信息化工作概况

  结合自身的学术科研经历,薛教授给大家详细介绍了清华大学档案信息化的发展历程。1996年建了单机版的文书档案管理系统;2002年建成了网络版的人事档案管理系统;2003-2006年开发和实施了网络版“通用档案管理系统”,并向全国推广应用;2006-2018年全面开展馆藏档案的数字化工作;2016-2018年开始运作学籍电子文件可信管理;2019年开始建设数字档案馆。随后,薛教授着重给大家介绍了清华大学的学籍电子文件管理体系,首先是学籍电子文件的可信归档管理,其次是学籍电子文件的业务流程梳理和关键活动分析,最后是学籍电子档案的过程证据固化和电子身份认证。

  纵观薛四新教授的报告,学术价值极高,不仅信息量大、而且理念新颖。整个报告让大家耳目一新、眼界大开,权威的数据、精美的模型、科学的框架,不仅让大家领略了档案信息化的魅力,更是让大家对档案信息化的认知有了极大的升华。


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关键词:智慧档案馆

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