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智慧档案馆的“智慧层次”分析

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智慧档案馆的“智慧层次”分析

发布日期:2019-10-08 作者: 点击:

  “智慧地球”的理念提出,有关“智慧”的理论探讨与实践探索接踵而至。杨来青撰文指出智慧档案馆将是档案馆未来发展的新前景。同时,继“智慧城市”、“智慧社区”、“智慧图书馆”等之后,以信息技术为基础,以数字化、网络化和智能化为标志的智慧档案馆也开始走进人们的视野。

  


   一、智慧档案馆的概念

  我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段,并未对“智慧档案馆”做出科学、明确、统一的界定。目前,学者们进行的相关研究主要体现有:从技术维度看,智慧档案馆通过新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法,提高档案馆服务的灵活性、准确性和便捷性,进而实现智慧化服务和管理。它的目标是应用新一代信息技术及相关工具和方法,最大限度地提高档案资源的整合建设能力和开发服务能力。从管理维度看,智慧档案馆通过智能管理多元化的档案资源,包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息,以及采取各种技术手段管理档案资源的档案管理信息,具备感知与处置档案学习的能力,从而提供档案信息的泛在服务。从实践维度看,智慧档案馆应用集成方法将系统与建筑优化融合,通过对设施设备的自动监控,对各类服务性资源的整合和综合管理,将各职能系统和资源有机结合,营造安全、舒适、良好的综合环境。我们可以看到,技术维度强调数字化、网络化和智能化的信息技术特征,忽视了管理要素和体制机制障碍;管理维度强调智慧化管理档案实体和档案信息,忽视了技术的基础性作用;实践维度则缺乏对管理和利用各类资源的全局规划。智慧档案馆是以传统实体档案馆和数字档案馆为基础,以物联网和云计算技术为依托,以资源整合、业务协同、信息共享为主线,通过全面和深入感知建筑与设备、档案实体与档案信息,实现多元统一的档案智慧化管理;通过搭建立体互联、共享协同的档案信息网络,实现无线泛在、个性互动的档案智慧化服务。

  二、智慧档案馆的“智慧层次”分析

  (一)基础智慧:感知化

  感知化是信息感知的全覆盖,即将档案馆的建筑、设备、档案实体、档案用户与档案管理者联系起来,使整个档案馆成为一个感知系统,对其中物与人的变化实时感知,实现档案馆监控和管理的一体化。其中,物联网技术是实现智慧档案馆感知化的重要保障。目前,在信息技术的带动下,“感知化”已具备实现的可能,部分省市进行了相关尝试。

  1.对建筑与设备的感知。利用物联网技术,将档案馆的建筑实体、档案库房、档案密集架、温湿度环境控制系统、消防安保系统等进行立体互联和集中监控,实时感知档案馆建筑内的温度、湿度、亮度、噪声等数据信息,自动控制和调节设备的运行状态,实现设备的无人管理、设备运行情况的自动记录、设备之间的相互协调,既优化了资源配置、降低成本,又创造了安全、和谐的利用环境。

  2.对档案实体的感知。在档案实体上贴上条形码、二维码或RFID等电子标签,通过感应设备远程读取标签信息,自动识别实体档案的编目信息、位置信息、借阅状态等,完成实体档案与数字档案的实时转换,实现档案的物联网管理,优化实体档案管理、利用与信息统计的业务流程。

  3.对档案人员的感知。档案人员既包括档案用户又包括档案管理者。为档案人员配发RFID电子标签,一方面在档案库房区域或其他馆内重要区域通过微动侦测实时感知是否存在非法进入人员及位置异常信息,保障档案及设备安全;另一方面获取档案用户的个人开放信息及查档信息,为用户定制个性化服务。

  (二)提升智慧:智能化

  智能化是在对各类信息深度感知的基础上,构建互联互通的信息共享网络,加大挖掘信息资源的聚合力,为档案馆的智能化管理和服务提供决策支持。目前,彰显智能化档案馆服务的典型事例是丽水市档案局提出的以“同一片云、同一个梦建设智慧档案”的发展战略,其利用“1+9+N”档案协同管理系统,在信息共享网络上建设资源聚合的“智慧档案云”,为机关工作人员推送“智囊档案”,为百姓提供“民生档案”。

  1.互联互通。在物联网技术的支持下,实现档案馆内各物体、各信息载体的互联互通;在互联网技术的支持下,实现档案信息之间、档案信息与人的互联互通;在云计算技术的支持下,实现各档案馆之间、档案部门与非档案部门以及档案馆与人之间的互联互通。通过构建互联互通的信息共享网络,使档案馆从自发、独立、分散的发展模式朝着协同、集群、整合的发展模式转型,最终达到“知识与信息的共建性整合、集约式显示、便捷性获取、无障碍转换以及跨时空共享”。

  2.资源聚合。资源聚合是实现档案馆智慧管理与智慧服务的基础。资源聚合依托互联互通的信息共享网络把“知识资源的视角从点拓展到条线、块面和区域,进而使服务和管理也从孤立的点聚焦于条线的交流、块面的联系和区域的互动”,通过跨系统的信息整合、跨媒介的深度连接、跨馆资源共享,实现集各门类、各载体档案信息,汇各系统、各媒介档案资源,聚各部门、各局馆的精华档案系统。

  3.深入挖掘。实现资源聚合后,智慧档案馆将运用云计算和大数据分析技术,从海量数据资源中获取有用的知识、关系、模式,建立灵活智能的数据资源组合,利用数据挖掘和可视化技术进行抽取、整合、分析,实现数据的自动调控、智能处理与多元化呈现。一方面汇总与分析海量的跨门类、跨系统、跨机构、跨地域的涉档数据,有效解决结构化、半结构化和非结构化数据的获取、存储与利用需求;另一方面获取并分析用户的行为、意愿、知识应用能力及知识服务需求等信息,将挖掘的特定知识智能化地应用到特定业务与问题中去。

  (三)终极智慧:智慧化

  智慧档案馆的终极智慧是在感知化与智能化的基础上,构筑集群化、协同化与泛在化的应用体系,实现档案管理与档案服务的智慧化。

  1.集群化。只有当某个区域或范围内的智慧档案馆连成整体并形成庞大的智慧档案馆群时,“智慧”的优势才能凸显。在智慧档案馆群中,通过物联网感知能力的互联,各个智慧档案馆之间相互联动,实现馆舍的自动化综合调控与档案资源的合理再分配。

  2.协同化。对智慧档案馆而言,“协同”不仅包括人与人之间的协作,而且包括不同业务部门之间、不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间等的协调与合作。智慧档案馆间协同运行,一方面通过联合开发、深入挖掘,提高档案资源的整合建设能力;另一方面通过合理调配档案信息,提高档案资源的开发服务能力,从而使档案馆的管理与服务从分散趋向集约,从异构趋向统一。

  3.泛在化。智慧档案馆的精髓是“以人为本、数字惠民”,即让用户能够享受由“智慧”带来的服务,以体现智慧档案馆便民、利民、惠民的本质,而泛在化正是对其诠释的途径。泛在化,通过有线网与无线网的建设,让用户利用手机和其他多媒体信息载体,打造时时可用、处处可用、人人可用的档案利用环境,从而最大限度地体现用户获取档案信息与服务的泛在性。

  从未来发展的大趋势来看,数字化建设已经不能满足现代档案馆建设的要求,而智慧档案馆建设是未来档案馆建设与发展的大趋势。为此,各级各类档案馆一定要抢抓机遇,与时俱进,采取措施,积极推进智慧档案馆建设与发展。


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关键词:智慧档案馆

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