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【陕西省档案局】让档案事业“火”起来——访咸阳市渭城区档案馆

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【陕西省档案局】让档案事业“火”起来——访咸阳市渭城区档案馆

发布日期:2019-09-19 作者: 点击:

周晓娟 贺瑾

咸阳城东、渭水北岸,一座悬挂“渭城档案”的八层大楼赫然而立。3月12日这座大楼竣工,标志着咸阳市渭城区档案新馆正式落成,近五年的奔波和努力终于有了结果,附近的居民甚至有些吃惊地说:档案馆还能这么气派呢?!这就是渭城区档案局局长任莅在刚上任时立下的目标:要让档案事业“红火”起来。

在档案新馆建设工程完工之前,咸阳市渭城区档案馆(局)甚至没有一个像样的档案库房。1987年,从零起步的渭城区档案馆(局)挂上了牌子。可因为地方狭小,消防、库房温湿度等硬件指标达不到国家“九防”标准,各类档案长期存放于不达标的库房,大量应接收进馆的档案不能接收,档案的保管存在着极大的风险和隐患,档案的利用与服务受到了极大限制。那时的档案馆犹如一个保管仓库。

1 建新馆:启动虽晚 理念超前 步伐不小

2014年11月,任莅被任命为渭城区档案局局长。走马上任第一周,她就接到了省档案局指导处处长王凯的电话:“你们局新馆建设再不立项,‘十二五’中西部地区县级综合档案馆建设计划就要结束了,‘十三五’你们能不能再被列入这个计划就两说了。”放下电话,任莅迅速摸清情况,立下目标,并很快拿出方案,呈报给上级部门审批。等待审批是难熬的,等的时间越久,意味着今后的工作越难开展。任莅带领同事,开始频繁地奔波于各级部门。值得庆幸的是,功夫不负有心人,了解到这一项目的重要性,区委区政府高度重视建馆立项。区政府在全区土地只有19平方公里、且没有一块闲置土地的情况下,划拨区环卫处垃圾清运车停车场为建设用地,至此,渭城区档案新馆建设终于被列入咸阳市的土地规划、项目建设计划中,做为渭城区重点民生项目的综合档案馆建设项目获得批准,很快,国家、省、市、区四级财政划拨的三千五百万元建设资金到位。带着“时间表、路线图”,任莅强化压力传导,强力推动建设进度,最终,占地3.4亩的渭城区综合档案馆建设完成并顺利开馆。

走进渭城区档案新馆,映入眼帘的是一面高4米、宽8米、厚8厘米的锻铜浮雕。这块浮雕立足于渭城区档案局具体工作内容,从当地人文源流出发,沿着时间轴向,依照档案管理工作的性质和范围,用图像、写实及符号化的艺术语言,拼接、定格、概括了在人类文明传承、交流与融合发展的过程中,档案的历史、成就和作用,寓意令人肃然起敬。铜雕的右下角有一处特殊的设计,是一块包括环境监测系统、智能密集架智慧档案馆在内的,有关数字化档案馆的构想发展图,任莅指着它说:“这,就是未来。”

“现在,我们已投入了五百多万元正在完善智慧档案馆过一段时间,群众拿着身份证来就可以查到自己所有的公开档案。”任莅骄傲地说。在新馆设计之初,任莅与副局长李雪玲带着工作人员四处取经学习,中央档案馆、青岛档案馆、汉中档案馆、陕甘川档案馆等许多地方都留下了她们的足迹。新馆建成后,来参观的同行们发现其设计理念和实际功能已经远远超出了大家的想象。运用云计算、物联网、互联网、自动控制等技术,从档案的“收、管、存、用”四个方面,可以实现档案一体化、智能化管理。每个库区都设有指纹门禁和RFID门禁系统、全覆盖影像监控、档案保管环境的实时监测和控制设备等;馆库内全部采用智能密集架并配备了电子层架签,每一件实体档案也配备了RFID电子标签,所有的实体档案信息都被采集到管理系统中,解决了档案的批量读取和精确查找问题,在接待群众查档时,工作人员只需输入关键字段,系统就可以完成实体档案的精确定位并自动打开档案所在的密集架,大大提高了管理人员的工作效率;配备的智能盘点车和手持设备,依托系统管理平台,通过扫描层架标和实体档案电子标签,可以实现档案盘点、顺架、数据采集、查找和统计流通资料等功能,大大减少了档案管理人员的工作量,提升了工作效率。

简单地说,档案实体得到最大保护,利用需求可以瞬间满足。

“启动虽晚、步伐却快”。为进一步发展数字档案馆,国内一些省、市档案馆已经开始尝试建设智慧档案馆,但区(县)一级档案馆能够建成智慧档案馆的几乎没有。这项工作,渭城区档案馆(局)走在了省内很多地市档案馆的前列。

2 找位置:有为才能有位

任莅回忆,“在反复沟通、解释、说明建馆重要性的过程中,我发现最难的是,怎样才能让人们理解档案的价值和档案工作的意义。‘有为才能有位’,我们首先得让人们看到档案的价值。”为此,渭城区档案局决定边建新馆、边搞建设。

利用“6·9国际档案日”“法制宣传日”等时间节点,进社区、进农村、进机关、进企业,精心组织宣传活动,让群众了解档案;充分利用网站、微博、报刊杂志等大众媒体平台,开展有奖征文、知识竞赛等系列活动,大力宣传档案的重要性;组织全区档案工作人员外出学习取经、就地举办培训班,开阔视野,增长见识,提升业务水平。不断加大的工作力度,不断推陈出新的工作方式,使得渭城档案工作成效显著。两年时间接收各类档案资料21000余卷(盒、件),馆藏数量几乎翻了一番,同时也极大地丰富了馆藏类别,现馆藏档案目录查阅已实现了电子化。在挖掘档案资源利用方面,区档案馆也做了不少努力,除了常规的编研著作外,还积极开展档案的抢救工作。趁渭城区老村庄拆迁之际,征集档案,组织编撰《古韵今风话变迁——渭城区拆移村庄录》一书,完整记录渭城区7个街办51个正在拆迁或已经消失的村庄情况。同时积极开展方言语音建档工作,成为咸阳市首批通过陕西省方言语音建档工作验收的区(县)档案局。

经过大家的共同努力,2018年渭城区档案工作年检合格率达到90%以上,其中优秀等次达到40%;业务考核连续三年获全市第一;档案宣传工作连续三年获得全省先进单位。用一个熟人的话说“过去都不知道还有个档案局,现在你们档案局还真红火啊!”这让任莅很是骄傲。

3 下结论:“我们不只是保管档案的人!”

2018年下半年,咸阳市的机构改革开始了。看了征求意见稿,任莅立刻找到了区编办和分管领导,“‘保管档案的人员’?我们档案局可不光是保管档案,你们对档案工作的理解太片面了,我们的人可不能用‘保管档案的人员’这几个字概况。”

2019年初,渭城区正式下发了《关于区档案局职能机构和人员转隶的通知》,“原区档案局承担的行政职能划归区委办,对外加挂区档案局牌子,现有人员整建制划转区委办。保留区档案馆,仍为区委直属事业单位。”看到文件,任莅放心了。渭城区的机构改革顺应了档案事业发展的需要,馆、局职能合理划分,但与很多单位机改的结果不同,渭城区档案局是整建制划转,档案局的牌子保留了下来,11名工作人员的身份顺利转为公务员。

“领导,只是个引导。”任莅不无感慨地说,“大量的工作都是依靠基层的团队完成的。人少力量大,单位虽然不起眼,但只要大家齐心协力,我们就能保质保量完成工作任务。”

2017年,渭城区档案局定下了‘三年三步走’工作目标。第一步是在2018年完善档案信息化平台建设。通过软、硬件升级,实现渭城区政务网络、各立档单位与档案管理网络的无缝连接,持续推进馆藏档案的数字化加工,并完成20万条全文数据扫描任务。第二步是全面数字化阶段。在2019年要对馆藏各类档案进行全面数字化加工,完成120万条全文数据扫描任务;加大档案服务平台和档案网站的建设力度,依托政务内网和互联网进行资源整合,实现社会档案信息资源的广泛共享。第三步是数字档案室推进阶段。到2020年,要建成10个基层示范数字档案室;区档案馆完成60万条全文数据扫描任务,馆藏整体数字化比例达到50%。目前,区档案馆馆藏实体档案中利用率较高的婚姻档案文件级信息已全部录入完毕,全面数字化加工工作也于今年1月正式开始,档案数字化完成了60%。渭城辖区内四个街道办事处已有三家配备了档案管理软件用于实体档案的管理。显而易见,三步走计划将会提前完成。

“这些我们11个人做出的工作成绩,可不能被轻描淡写。”任莅认真地强调。

档案的良好“效益”,在这个曾经不起眼的小档案馆里得到最大限度的体现。随着渭城区档案新馆的建成和投入使用,渭城区档案馆各项业务工作水平在不断提升,兰台人的干劲儿更足了。相信未来,渭城区综合档案馆必将成为社会各界利用档案的中心,成为人民群众落实各项惠民政策的助手,成为渭城经济社会发展的强力助推器,将为渭城档案和群众文化事业的长远发展提供可靠保障。

渭城的明天会更好!

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关键词:智慧档案馆

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