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智能化人事档案管理是时代发展的趋势

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智能化人事档案管理是时代发展的趋势

发布日期:2019-08-23 作者: 点击:

改革开放以来,作为国家人事档案工作不可缺少的一部分——人事档案目标管理,正向着制度化、规范化、科学化的方向发展。确保档案质量,利用计算机管理档案,开发档案信息资源,提高人事档案工作的服务质量和服务水平,是新时期赋予人事档案工作者的重任。随着科学技术日新月异,传统意义上的管理模式与利用方法,现在和将来是否适用,是一个值得探讨的问题。

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目前,我国人事档案主要是采取装订成卷保管的方式。

从保护档案的角度看,装订成卷有安全保密、整齐美观、固定材料、不易丢失等优点。但在装订的过程中,手工打孔,穿绳子,必然要伤害档案纸张材料。由于不同的年代形成了不同规格的材料,为了达到装订整齐的目的,不惜花费大量时间进行剪裁、加边、包边的工作,虽然是在不损害档案材料文字内容的前提下做的,但却浪费大量的人力物力。至于胶水装订,不仅损害纸张,时间一长,粘贴部位脱落,更是常见。如今,人事档案与个人利益密切相关,除了各级组织利用外,个人利用自己档案的频率也越来越高。档案管理必须效率化、便捷化,且易于查找。

从保密和利用的角度看,装订成卷利于保密。人事档案分十大类,而利用档案者目的不一,如果人事档案不装订,在查(借)档案过程中,哪一类该看,哪类不该看,容易造成混乱,

不利于档案的保密和利用。

这让档案管理人员很为难。如果人事档案不装订,则可以从档案里单独取出阅档者所需要的那类材料,保密与利用的矛盾就迎刃而解。从及时归档的角度看,装订成卷的人事档案,利于查阅。

总之,随着智能科技的涌现,智能化从管理方式到手段都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程。要实现人事档案管理现代化,就不应该用过去传统手工的人事档案工作模式,而要借助于智能化的设备完成,为人事档案管理现代化的建设和发展提供沃土。

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关键词:智能化档案管理

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