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智能档案柜管理存在的问题及解决方案

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智能档案柜管理存在的问题及解决方案

发布日期:2019-03-04 作者: 点击:

档案管理现状   


一、 集团档案管理目前存在的主要问题:  


(一)各部门应移交集团档案室的档案归档范围不够明确,使得各部门不清楚哪些档案 应移交集团档案室存档。  


(二)《档案管理制度》的执行力度不够,缺少执行监管。 


(三)公司早期资料缺失严重。 


(四)档案借阅审批流程繁琐,遇到一些工作比较紧急情况时,无法及时完成借阅审批。 


(五)权限设置不够合理,某些部门(审计)因工作需要常需查阅大量档案,但因权限 的限制,每一类档案都进行借阅流程,影响工作效率。 


(六)档案系统:  


1. 档案系统缺少关键字检索功能,不方便搜索。  


2. 一次借多种档案时,必须在不同类别的档案库中分别发起借阅,不能合并起一个借阅,使用比较麻烦。   


3. 公开类档案(证照类)无法发起借阅。   


二、 存在原因  


(一)对于各部门档案状况了解不够,《档案管理制度》的编制缺少针对性及可操作性。 


(二)对《档案管理制度》的执行缺少有效的监督措施。  


(三)由于公司早期对档案缺乏有效的管理,造成历史资料缺失严重。 


(四) 档案系统的设计?   


三、 未来管理规划  


(一)对现行《档案管理制度》进行有针对性的修订:  


1. 广泛征求各部门意见,深入调查,根据各部门实际情况对档案的归档范围进行明确规定;  


2. 对《档案管理制度》的执行增加相应的监管措施。  


3. 对缺失的早期历史资料咨询相关部门和当事人,尽量补齐?  


(二)建议各部门(项目公司)设置兼职资料员负责本部门的档案收集整理、查询借阅 流程的发起及上报集团档案室归档,与集团档案主管进行对接。各部门兼职资料员在每月规定时间上报本部门当月的收文纪录,以备档案室检查该部门当月归档档案的齐全与否。  


(三)对工程项目的档案加强过程监控,不定期到项目进行检查,以保证该项目档案的 及时完整性,以便于最后竣工资料的移交。  


(四)为加强对各项目竣工资料的监管,建议设立各施工单位的结算审批流程,在由预 算部门同意结算付款前,先经档案主管审批,确认该施工单位竣工资料完整有效并移交完毕后,方可与该单位办理结算。  


(五)在保证档案借阅安全的前提下,对审批流程重新梳理,对一些特殊情况制订相应 措施(先和相关领导电话沟通?)。  


(六)档案查阅权限的设定还需和相关领导商讨如何设置。 


(七)之后档案加工如何进行? 


(八)档案系统的改进升级?

本文网址:http://www.cqkuiniu.com/news/402.html

关键词:重庆智能档案柜,智慧档案管理系统

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