智慧档案管理系统

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谈谈当今档案管理现状以及智慧档案馆建设!

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谈谈当今档案管理现状以及智慧档案馆建设!

发布日期:2021-05-25 作者: 点击:

  当今档案管理现状

  我国档案正处于现代化科技飞升的起点,以物联网、大数据、智能化、云计算等为标志的网络充斥到社会生活、生产的各个角落。

  众所周知,档案资源具有原始性特点,因此让档案资料长时间完好保存是档案管理的核心内容之一。长期以来,档案馆(室)对档案资料的管理和监督一直采取传统的人工方式,通常档案管理都存在以下难点:

  一、管理权限不严密,传统的密集架依靠机械锁具进行管理,如钥匙丢失或失窃,则会对企业带来重大损失。

  二,档案管理不智能,传统档案管理依靠人工统一操作管理,当档案数量多、使用频繁的情况下,档案管理工作十分困难。

  三,审批流程不严格,档案在入库、借阅、新增、调拨等环节中往往签收、登记、审批流程不健全或者执行不严格,有泄密风险。

  四,报警提示不及时,针对环境、盗窃或设备故障等问题,无法及时进行报警,不能及时解决这些问题会造成严重的损失。

  五、档案库房环境不安全,库房出现渗水、高温、潮湿等情况很容易对实体档案造成损坏,尤其是南方地区环境潮湿,档案极易滋生霉菌,给档案安全带来隐患。

  由此可见,传统的管理方式已经不能满足现实需要,档案管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。

智慧档案馆

  智慧档案馆建设

  随着时代的进步及信息化基础建设的完善,越来越多的企事业单位通过着手建设智慧档案馆解决档案管理上的难题。智慧档案馆整体建设应用现代物联网、无线射频、人工智能等技术,融合身份证识别、档案标签读写、移动盘点设备、档案信息处理等,实现档案信息跟踪定位、自动盘点、智能分析等功能,优化档案管理流程、强化档案安全,降低劳动强度,节省人力物力。

  通过档案管理系统连接智能密集架可以为档案资料带来物理保护,同时节省存储空间,其数据处理和网络化管理功能,在解决档案数据多、使用频繁、难以管理的难题的同时,实现了实体档案快速定位,线上线下信息同步一体化管理。

  环境控制系统能够实时监控库房环境的温湿度数据,自动生成数据报表,根据库房环境温湿度状况提醒制冷、制热、除湿、通风等,满足国家档案馆“八防”管理要求的同时帮助您实时掌握库房环境情况并做出反应,让档案资料始终处于一个良好的空间环境下。

  安防系统中包含了视频、门禁、温湿度检测等以及报警系统,利用计算机网络技术、数据库技术、通讯技术以及自动控制技术,检测库房的安防状况,并形成相关记录,一方面保障了库房设备的稳定运行与档案安全,另一方面也提高库房的网络维护水平。

  通过RFID设备的建设,实现了实体档案的快速定位,通过数字化手段智能化实现档案盘库需求,减少人工成本,更加效率快捷,自动生成库存盘点清单让档案管理人员一目了然。RFID通道门的建设,可实现档案出库检测,避免多拿、错拿的情况发生,尽可能的减少档案遗失风险。


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关键词:智慧档案馆,重庆智慧档案馆

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